[Spécial Rentrée] Etablissements scolaires : détruisez vos données confidentielles afin de les protéger !

Spot spécial rentrée des classes : de l’école maternelle aux grandes écoles de management en passant par les collèges et lycées, tout établissement scolaire a l’obligation de protéger les données confidentielles détenues. Pour ce faire, la destruction via un destructeur de documents est la solution la plus sûre et efficace, sous peine de quoi de lourdes sanctions pénales peuvent être appliquées. Lumière sur le phénomène.

Jeter les documents sensibles directement à la poubelle est passible de lourdes sanctions pénales, à savoir amende et emprisonnement.

Exemple concret dans une école de management qui n’a pas utilisé de destructeur de papier 

Le mois dernier, une importante école de management Lilloise s’est faite épinglée. En effet, des données privées et sensibles ont été jetées à la benne à ordure sans protection, à savoir des candidatures d’élèves, des RIB, et des photocopies de cartes d’identité…

Avec les données recueillies, il est alors simple et facile pour les pirates de fabriquer de vrais faux papiers en usurpant l’identité de quelqu’un.

Par exemple, les photos d’identité fournies aux écoles, associations sportives etc peuvent finir entre les mains de personnes mal intentionnées.

Des boutiques de faux papiers existent et des photos d’inconnus volées sont alors proposées.

Il est donc indispensable de détruire au destructeur de documents tous les documents contenant des données confidentielles.

Comment bien choisir son destructeur de documents ?

4 éléments indispensables sont à déterminer dans le choix d’un destructeur de papier Kobra, à savoir :

  1. Nombre d’utilisateurs : destruction individuelle ou centralisée ?
  2. Niveau de sécurité / degré de confidentialité des documents à détruire : plus les documents sont confidentiels, plus le niveau de sécurité du destructeur de documents doit être élevé
  3. Types de documentsà détruire : feuilles, trombones, agrafes, CD, clefs USB, disquettes, cartes de crédits, dossiers, classeurs entiers…
  4. Volume de papier à détruire quotidiennement ? Cela déterminera le nombre de feuilles par passage + la contenance du bac à choisir

Afin d’obtenir des renseignements sur les destructeurs de documents, vous pouvez nous contacter directement au 04 72 17 19 00 ou via notre formulaire de contact.

[RELIURE NOTARIALE] : LA RELIURE UNIBIND ET LE SCELLÉ SECURNOT, LA GARANTIE D’UN DOCUMENT RELIÉ ET SÉCURISÉ !

La reliure notariale sécurisée : ne perdez plus de temps à parapher les pages, utilisez la reliure Unibind et le scellé de de sécurité SECURNOT, la garantie d’un document relié et sécurisé.

Afin d’éviter de parapher les pages de tout actes notariés tels que :

  • Actes authentiques et leurs copies
  • Actes S.S.P
  • Copies exécutoires
  • Contrats
  • Marchés…

Grâce à la reliure notariale, il n’est plus nécessaire de parapher toutes les pages de vos documents contractuels : une signature à la dernière page suffit !

Scellé de sécurité SECURNOT : comment ça fonctionne ?

SECURNOT est un scellé de sécurité antifraude qui protège efficacement vos documents reliés Unibind. Il permet de s’abstenir de parapher les pages des actes authentiques, actes SSP, contrats, rapports d’expertise… en empêchant tout changement : substitution, addition, ou adjonction de pages.

Il garantit ainsi l’authenticité de l’intégralité des documents, en empêchant toute modification de la reliure.

Quatre sécurités rendent le scellé inarrachable, non reproductible, personnalisable et révèlent toute tentative de décollement de la reliure.

Le scellé de sécurité SECURNOT est idéalement utilisé par les notaires, avocats, huissiers, experts et institutions privées ou gouvernementales ayant besoin d’assurer un bon niveau de sécurité de leurs documents reliés.

Une fois collé sur une reliure Unibind, le scellé de sécurité ne peut être retiré sans laisser de traces et change de couleur du blanc au noir en cas de chauffe ce qui alerte immédiatement d’une tentative de fraude.

3 bonnes raisons de vous équiper du scellé de sécurité SECURNOT !

  1. Gagnez du temps.

Evitez de parapher toutes les pages de vos actes, copies exécutoires et authentiques… Grâce à notre système, seule la dernière page est signée tout en ayant une garantie de sécurité. La reliure Unibind est simple, facile, et rapide d’utilisation.

  1. Optez pour la sécurité.

Associé à la reliure Unibind, le scellé de sécurité Securnot vous garantit la sécurité de vos documents grâce à 4 niveaux de sécurité, et répond à l’article 14 du décret 71-941 du 26 novembre 1971 concernant la reliure des documents notariés.

  1. Valorisez vos dossier

Unibind une présentation innovante et une finition parfaite.

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#RGPD Règlement Général européen sur la Protection des Données est entré en vigueur !

Le grand défi pour protéger les données confidentielles  : quelles conséquences pour les professionnels ? Détruire les documents de manière sécurisée est désormais obligatoire. S’équiper d’un destructeur de documents est, par conséquent, devenu une nécessité…

Le RGPD : késakô ?

Le RGPD concerne la protection des données personnelles dans l’Union Européenne. Celui-ci définit un cadre strict à la collecte, au traitement et à la gestion des informations privées. Désormais, les établissements publics et les entreprises doivent intégrer la protection des données et des documents confidentiels dans la conception et l’organisation de leurs systèmes d’information sous peine de se voir infliger une lourde amende.

Décidé en 2015, le RGPD est entrée en vigueur le 25/05/2018.

Cet article a pour ambition de vous informer sur cette nouvelle règlementation, sur l’importance de positionner la protection des données au centre des préoccupations de sécurité.

A l’heure où les volumes d’informations échangées et stockées croissent de façon exponentielle, il apparaît nécessaire et primordial de protéger ses informations sensibles ou de les détruire de manière sécurisée.

 

De prime abord, il est important de rappeler que :

Lorsque l’on parle de données personnelles, on inclut les informations concernant les :

  • Employés
  • Clients
  • Prospects
  • Partenaires
  • Fournisseurs

La règlementation s’applique aussi bien aux données numériques qu’aux documents papier.

 

Le RGPD en quelques mots

Ce nouveau règlement Européen à destination des entreprises harmonise, simplifie et renforce la protection des données sensibles. Il a pour but de renforcer et d’unifier la protection des données à caractère personnel des individus des 28 États Membres.

Celui-ci s’appliquera à tous les établissements publics ou privés, qui collectent traitent et stockent des documents confidentiels dont l’utilisation peut directement ou indirectement identifier une personne.

Enfin, ce dernier repose sur le droit fondamental inaliénable que constitue, pour chaque citoyen, la protection de sa vie privée et de ses données personnelles. La notion d’identification a ici toute son importance : si une entreprise ne peut déterminer directement l’identité d’un individu, un tiers peut potentiellement le faire…

 

4 principales directives du RGPD

  1. Oblige les organisations à demander l’autorisation explicite de collecte d’informations privées auprès de l’utilisateur final. Il devra être possible de prouver que l’accord a bien été donné.
  2. Impose aux responsables des données de prendre en compte les exigences relatives à la protection des données personnelles et de mettre en œuvre toutes les règles techniques et d’organisation indispensable pour sécuriser ces informations, et ce dès la conception des produits, services ou systèmes exploitant des données à caractère personnel (Privacy by design).
  3. L’obligation de déclarer les piratages ou fuites de données dans les 72h qui suivent l’incident (aux autorités et personnes concernées).
  4. L’obligation de désigner un « Data Protection Officer » (DPO) ou déléguer à la protection des données en charge du contrôle de la conformité des traitements (pour les entreprises de plus de 250 salariés).

De plus, l’entreprise veillera à ce que les données secrètes soient en permanence – c’est-à-dire à tout moment et en tous lieux – sécurisées, afin de lutter contre les risques de :

  1. Perte
  2. Vol
  3. Divulgation

A qui s’adresse le RGPD ?

A tous les acteurs économiques, voire sociaux, à savoir les :

  • Entreprises
  • Associations
  • Administrations
  • Collectivités locales
  • Syndicats d’entreprises

 

 Quels sont les objectifs du RGPD ?

L’objectif général est de redonner aux citoyens le contrôle de leurs informations confidentielles, tout en unifiant les règlementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union Européenne.

L’entreprise ne pourra transférer en dehors de l’Union Européenne les documents confidentiels que selon un cadre strictement défini par le règlement et n’engager pour le traitement de ces données que des entreprises tierces offrant les garanties nécessaires pour répondre à ces obligations.

Les derniers ajouts et récentes modifications vont entraîner de profonds changements en matière de collecte de traitement des données personnelles et auront probablement un impact global sur le fonctionnement des entreprises.

Qui dit obligation dit sanctions ! Que risquent les entreprises en cas de non-respect de la réglementation ?

Attention ! Les entreprises doivent respecter les obligations du RGPD, sans quoi elles s’exposent à de lourdes conséquences financières qui pourront ternir leur réputation et leur image.

Des amendes ou sanctions sévères sont prévues en cas d’infraction :

L’entreprise encourt une amende pouvant  atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel mondial limité à 20 millions d’euros, ce qui représente un coût colossal pour la plupart des organisations.

Les obligations du RGPD supposent qu’une entreprise doit à tout moment savoir de quelles données elle dispose, leur localisation, l’objectif de leur collecte et leur mode de gestion, stockage, sécurisation, transfert et effacement.

Au-delà du traitement administratif, ces différentes obligations imposent à l’entreprise d’adopter une approche résolument proactive en intégrant la sécurité au cœur de son traitement des données, sous peine de sanctions bien plus élevées.

L’entreprise doit donc se préparer à d’éventuelles attaques, pour lesquelles la question n’est plus de savoir « si » mais quand « quand » elles se produiront et être vigilante à toute négligence de la part des collaborateurs envers les documents confidentiels.

Cette gestion des risques étendue liée à la protection des données devra être partagée par et avec l’ensemble des membres de l’entreprise, à savoir : depuis les dirigeants en passant par les différents métiers et bien entendu jusqu’aux responsables de la sécurité des systèmes d’informations.

Le RGPD confère au responsable de la protection des données un rôle beaucoup plus important en raison de l’impact des amendes et sanctions potentielles en cas d’infractions.

Pour trouver des informations complémentaires, consultez le site de la Commission Européenne ici.

Afin  d’éviter une sanction, il faut se mettre en conformité avec les exigences du RGPD. Pour cela, il faut dans un premier temps détecter d’éventuels dysfonctionnements et mettre en place une démarche permettant d’intégrer l’ensemble des exigences du RGPD. Il s’avère nécessaire et indispensable de s’appuyer sur méthodologie industrielle prenant en compte différents points à la fois techniques et organisationnels.

 

Fuite d’informations confidentielles : attention n’oubliez pas le papier !

Non le papier n’est pas mort !

Protéger les données confidentielles informatiques est important, néanmoins il ne faut pas négliger les informations personnelles issues des documents papier, qui reste une source importante de risque de fuite d’informations. En effet, encore beaucoup de documents sont imprimés la protection des documents papier est donc impérative. Selon la structure et la taille de l’organisation, il est essentiel de s’équiper de destructeurs de documents.

Pour cela, 2 choix possibles :

  1. Soit un appareil pour petits bureaux ou bureaux, dans chaque bureau pour une destruction individuelle
  2. Soit un destructeur de documents départemental ou industriel, à placer à côté du photocopieur commun à l’ensemble des salariés, pour une
  3. destruction centralisée en vue des inspections règlementaires

Vous souhaitez un devis ? Des conseils ? Notre équipe KOBRA est à votre écoute ! Gratuitement et sans engagement !

> N’hésitez pas à nous contacter en remplissant notre formulaire spécial destructeur de documents !

[NOUVEAUTE PRODUIT] Vpaper, le papier rainuré qui offre une solution de finition à plat pour documents reliés

Le digital et le papier, un sujet largement abordé et pourtant complètement d’actualité.

La dématérialisation est ancrée dans nos habitudes de travail et de consommation, elle affecte également notre usage de papier qui se raréfie.

Les effets des supports numériques en terme de prospection ou d’image par exemple, ne rencontrent cependant pas la même portée que ceux imprimés.

En effet, les boîtes mails sont souvent saturées et surexploitées, les collaborateurs croulent sous les démarchages et les spams. Malgré le fait que les courriers papiers soient moins nombreux, ils restent lus et ils ont une présence « réelle ». L’impact reste plus important que par support dématérialisé.

Dans ce contexte, comment une entreprise peut-elle se différencier?

Par une présence en direct et par la mise à disposition de supports papiers de qualité.

Recrutement, rendez-vous commerciaux, présentations produits, nombreux sont les événements professionnels dans lesquels la première impression que l’on donne est cruciale.

Les supports papiers peuvent avoir un impact déterminant dans le positionnement de votre image auprès de clients ou fournisseurs.

C’est pourquoi, Terface vous propose la toute nouvelle gamme de papier VPAPER avec une ouverture à plat disponible pour tout type de supports (brochures, plaquettes, catalogues, présentations produits…).

Grâce à cette technologie, les supports restent parfaitement ouverts, pour un rendu papier haut de gamme de qualité.

Le produit de par son aspect qualitatif, est agréable à lire et il maximise le rendu des documents. Son utilisation lors de réunions, permet de se différencier, et de convertir plus facilement son auditoire.

 

Pour plus d’informations rendez-vous ici

Ne sous-estimez pas les risques de fuite de données liés au papier !

Rapports d’activité, budgets, bulletins de salaires, brouillons comptables, informations confidentielles clés, données personnelles et professionnelles…

Autant d’informations tangibles susceptibles de laisser des traces dans les corbeilles des organisations, à portée de main de n’importe quel individu.

Le risque de perte de données est bien réel.

L’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie) rapporte une consommation annuelle de 70 à 85 kg de papier par an et par salarié.

Le papier est le déchet le plus courant des organismes Français.

Cette utilisation représente un danger d’autant plus notable, du fait qu’une importante partie des documents imprimés contiennent données personnelles rentrant dans le cadre du RGPD (règlement général européen sur la protection des données).

Documents classés

Il devient urgent de sécuriser les données.

Les entreprises sont touchées, mais également les États.

En effet, en 2008 un fonctionnaire Londonien oubliait des documents « top secret » sur Al-Qaïda dans un train.

Plus récemment des documents du gouvernement Australien ont été retrouvés dans de vieux meubles. Les documents étaient classés « top secret ».

Les entreprises et organismes publics sont responsables de ce qu’ils produisent et des fuites d’informations.

Devant ces faits, l’Union Européenne a réagi en instaurant le RGPD (Règlementation Générale sur la Protection des Données) pour mai 2018.

Le but, dissuader les organismes non responsables par le biais de lourdes amendes pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires !

La sécurisation; des données informatiques, des locaux, des serveurs sont le plus souvent mis en place au détriment du papier.

Ne sous-estimez pas son impact, sécurisez, collectez et détruisez vos documents.

Le marché noir des dossiers médicaux en pleine expansion

Intel Security a réalisé une étude dédiée au vol, à l’espionnage économique et industriel dont est de plus en plus victime le secteur de la santé. En effet, les cybercriminels ne s’en tiennent plus seulement au vol de données bancaires. Le vol et la revente de données médicales s’avèrent être des business particulièrement juteux…

Le prix de vente des dossiers médicaux sur le Dark Web varie entre 0,03 € et 2,2 €, selon le dernier rapport du McAfee Labs, qui s’inquiète du manque d’investissement dans le domaine de  la sécurité informatique.

« Le prix de vente des dossiers médicaux sur le Dark Web varie entre 0,03 € et 2,2 €. A titre de comparaison, une carte de crédit se monnaie entre 3,60 et 4,50 €, tandis que l’accès à un compte bancaire varie entre 12,60 et 22,50 € », soutient le laboratoire d’Intel Security dans un rapport dédié, intitulé « McAfee Labs Health Warning ».

Détruire les dossiers médicaux au destructeur de documents s’avère donc être indispensable.

Selon l’étude, les vols les plus lucratifs dans le domaine de la santé concernent principalement la propriété intellectuelle de l’industrie pharmaceutique et des biotechnologies. 

Intel Security révèle également que les cybercriminels cherchent à recruter des employés des firmes médicales pour opérer les fuites de données.

« Pour un secteur d’activité où la confidentialité des données personnelles est cruciale, un déficit de confiance serait catastrophique »,

commente Fabien Rech, DG d’Intel Security France.

« Dans la mesure où le domaine de la santé se retrouve de plus en plus menacé, il est indispensable d’évaluer d’ores et déjà le coût potentiel d’une fuite des données non seulement en termes de pertes financières, de temps, mais surtout en termes de perte de confiance. »

A combien s’élève le prix des données médicales ?

Si les cartes et les comptes bancaires peuvent être rapidement bloqués et remplacés, ce n’est pas du tout le cas pour les données médicales pouvant inclure des données personnelles en sensibles comme :

  • Noms de famille
  • Numéro de sécurité sociale
  • Numéro de retraite
  • Données d’assurance
  • Historique des adresses des patients

La tendance particulièrement à la hausse suivie par les cybercriminels consiste à :

  • Amener, puis analyser les données volées
  • Pour ensuite les corréler avec des informations provenant d’autres sources.

Vol et espionnage de l’industrie pharmaceutique

Le rapport d’Intel Security nous apprend que les cyberattaques ciblent également 2 points :

  • La propriété intellectuelle
  • Les informations commerciales à caractère confidentiel des entreprises pharmaceutiques et biotechnologiques.

D’après les résultats, la valeur économique de ces informations recueillies est beaucoup plus élevée que les revenus potentiels de la vente des données personnelles des patients.

Constituent notamment une valeur importante pour les entreprises :

  •  Les formules des médicaments de nouvelle génération
  • Les résultats des essais cliniques et d’autres renseignements commerciaux confidentiels

En effet, les chercheurs d’Intel Security ont démontré la cible privilégiée des cybercriminels, à savoir, les données appartenant :

  • Aux entreprises bio-pharmaceutiques et à leurs partenaires
  • Aux organismes de réglementation impliqués dans l’introduction de nouveaux médicaments sur le marché

« Comme beaucoup d’autres choses dans le monde, l’espionnage industriel est lui aussi devenu numérique », explique Raj Samani, CTO EMEA d’Intel Security. « Compte tenu des investissements en recherche et développement consentis pour les industries pharmaceutiques et les biotechs, il n’est pas surprenant que les cybercriminels soient attirés par le retour sur investissement (ROI) rapide offert par le vol de données sensibles dans ce secteur. »

Comment les cybercriminels s’y prennent-ils pour voler les entreprises appartenant au secteur de la santé ?

Les pirates informatiques s’appuient sur le marché du cyber-crime en tant que service afin d’exécuter leurs attaques contre les entreprises du secteur de la santé.

En effet, les chercheurs ont notamment trouvé :

  • Des preuves d’achat
  • Des preuves de location de kits d’exploitation permettant d’extorquer des données d’entreprises de la santé en tirant parti des vulnérabilités de leurs systèmes informatiques.

Par exemple, dans l’un des cas cités en référence dans le rapport on retrouve:

  • Un cybercriminel peu compétent qui s’appuie sur le « service technique » gratuit du vendeur du kit d’exploitation pour orchestrer son attaque et ainsi extraire plus de 1 000 dossiers médicaux.

Selon le fournisseur du service, le revenu net pour la revente de ces informations pourrait s’élever jusqu’à 14 000 €.

Enfin, Intel Security a pu également observer toute la mise en œuvre des cybercriminels dans le recrutement des employés du secteur de la santé.

Ainsi, des annonces en ligne et sur les médias sociaux n’hésitent pas à faire appel aux personnes ayant accès à ces informations précieuses.

Afin d’être certain de protéger les documents confidentiels, il faut les détruire au destructeur de documents.

N’hésitez pas à demander des renseignements gratuitement et sans engagement sur les broyeurs papier auprès de nos conseillers commerciaux.

#Etude : imprimantes et poubelles, matériels à risques majeurs pour les entreprises !

Les résultats ont été obtenus après une étude* menée au cours du mois de janvier à travers l’hexagone, auprès d’un panel de 864 salariés. Cette enquête a analysé le comportement des français face aux poubelles de leur entreprise.

S’équiper d’un destructeur de documents est indispensable !

Après lecture de l’étude, 2 chiffres à retenir !

30% des failles de sécurité sont le résultat d’une négligence d’employés ou de prestataires.

55% des entreprises ne sensibilisent pas leurs salariés à la protection des données papiers.

 

Autres résultats à noter

  • Seulement 60% des poubelles d’entreprise sont vidées 1 fois par jour
  • 25% des salariés reconnaissent oublier parfois leurs documents à l’imprimante
  • 1 salariés sur 3 seulement a conscience de mettre son entreprise en danger en jetant ses documents directement à la poubelle
  • 8 documents sur 10 présents dans une poubelle d’entreprise sont confidentiels
  • 7% des salariés seulement pensent que leur poubelle est fouillée

 

Que dit la loi ?

Article 226-22 du Code pénal

« Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. »

 

RGPD, Règlement Général européen sur la Protection des Données

Ce dernier concerne la protection des données personnelles dans l’Union Européenne. Celui-ci définit un cadre strict à la collecte, au traitement et à la gestion des informations privées.
Désormais, les établissements publics et les entreprises doivent intégrer la protection des données et des documents confidentiels dans la conception et l’organisation de leurs systèmes
d’information sous peine de se voir infliger une lourde amende.

 

Vous souhaitez un devis ? Des conseils ? Notre équipe KOBRA est à votre écoute ! Gratuitement et sans engagement !

N’hésitez pas à nous contacter en remplissant notre formulaire spécial destructeur de documents !

*Source : Magazine Info Bureau Mag

Avis aux professionnels : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents confidentiels ?

La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.

Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.

2 critères déterminent la durée de conservation des documents :

  • La nature à laquelle ils appartiennent
  • Les obligations légales qui s’y rapportent

Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.

Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation
1 an

 

> Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).

Expertise-Comptable et secret professionnel

Les Experts-Comptables sont tenus au secret professionnel. Par conséquent, l’intégralité des informations confidentielles transmises par les sociétés à leur propre Expert-Comptable sont protégées. Focus sur les notions de secret professionnel, obligation de confidentialité, devoir de discrétion et pourquoi il est primordial de s’équiper d’un destructeur de documents professionnel Kobra.

Secret professionnel

Les membres de l’Ordre des Experts-Comptables est astreinte au secret professionnel. Par contre, il n’y a actuellement aucun texte de lois qui détaille le type de données appartenant au secret professionnel. Cependant, les informations ne sont pas toutes confidentielles et n’ont pas un caractère secret.

  • Par exemple, les dépôts des comptes annuels (rendus publics par la suite).

Philippe ARRAOU, Président du Conseil Supérieur de l’Ordre (CSO)*, précise :parraou

« Rappelons que l’obligation au secret professionnel relève de notre déontologie et donc de la loi. La jurisprudence consacre un caractère absolu à ce secret professionnel et lui confère ainsi une protection renforcée. La violation est réprimée pénalement par une peine d’1 an d’emprisonnement et une amende de 15 000 €. C’est donc une obligation à prendre très au sérieux, qui nous engage vis-à-vis de nos clients ».

*Source : « La France est-elle exemplaire en matière de secret professionnel ? », Paroles d’Experts, n°72, 3ème trimestre 2015.

Obligation de confidentialité et devoir de discrétion

Les Experts-Comptables sont astreints à une obligation de confidentialité et à un devoir de discrétion, en plus du secret professionnel.

Ces derniers sont prévus par le Code de Déontologie dont relève l’Expert-Comptable.item

  •  Quelles données relèvent du devoir de discrétion ?

L’ensemble des informations générales recueillies par l’Expert-Comptable quotidiennement.

A noter : l’Expert-Comptable ne peut pas non plus divulguer des informations confidentielles à ses confrères (sauf si le client l’autorise).

Par contre, l’obligation de confidentialité peut être levée avec l’accord du client par écrit, à l’inverse du secret professionnel.

Violation du secret professionnel

Dans ce cas, 3 responsabilités sont alors engagées :

  • Sa responsabilité pénaledefinition_veille-300x276

La révélation d’une information à caractère secret relève du délit d’atteinte au secret professionnel. La sanction est la suivante : une amende de 15 000 € et une peine d’1 an d’emprisonnement.

  • Sa responsabilité civile

En cas de préjudice causé.

  • Sa responsabilité disciplinaire

Lors de manquements disciplinaires, comme le non-respect des obligations professionnelles et des règles déontologiques :

  • L’Expert-Comptable risque des sanctions disciplinaires, variant du simple avertissement à la radiation complète.

> En cas de manquement de la part de l’Expert-Comptable (s’il viole l’obligation de confidentialité et trahit le secret professionnel) le client est alors en droit de demander des dommages et intérêts.

 

L’obligation du secret professionnel peut-elle être levée ?

Oui. La loi détermine certains cas et organismes à l’égard de :

  • Autorité des Marchés Financiers (AMF)
  • Juge commissaire dans le cadre d’une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire
  • Juridictions répressives (officier de police judiciaire ou procureur de la République par exemple). En revanche, devant les juridictions civiles, l’obligation de secret professionnel est maintenue.

4 conditions pour lesquelles les experts comptables sont dispensés de l’obligation du secret professionnel :

  1. Déclaration de soupçon
  2. Témoignage susceptible d’innocenter ou dans le cadre de sa défense
  3. Entre associés et collaborateurs du cabinet
  4. Dans le cadre d’un contrôle qualité mené par le conseil régional.

Sécuriser les informations confidentielles grâce au destructeur de documents

Comment respecter le secret professionnel ?

En s’équipant d’un broyeur papier, afin d’éviter tous risques de détournement et fuites d’informations sensibles.

> Détruire les informations confidentielles est primordial afin de sécuriser l’entreprise.

Pour cela, les données personnelles doivent être détruites dans un broyeur de documents professionnel afin d’assurer la confidentialité des documents et également d’éviter tous risques d’espionnages économiques et industriels.

Si vous souhaitez un devis ou de plus amples renseignements sur les destructeurs de documents Kobra, n’hésitez pas à nous contacter !

Savez-vous comment sont traités vos papiers confidentiels?

Illustration de la gestion peu scrupuleuse qui peut être faite des conteneurs sécurisés par certains prestataires…

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Voilà pourquoi il est indispensable de s’équiper d’un destructeur de documents professionnel afin de protéger ses documents confidentiels !

> N’hésitez pas à demander votre devis personnalisé et gratuit pour un broyeur papier.