Quelles sont les solutions disponibles pour sécuriser vos informations confidentielles ?

Afin de sécuriser les informations dites sensibles, plusieurs solutions s’offrent à vous, notamment les destructeurs de documents. Les données confidentielles peuvent se trouver sur 2 types de supports différents : papier et numérique.

Données numériques

picto-ordiDans la destruction de documents, il ne faut pas oublier les données numériques, qui recèlent elles-aussi une manne d’informations sensibles.

Pour sécuriser le réseau interne de votre entreprise, vous disposez de deux techniques complémentaires :

  • Mise en place d’un pare-feu et d’un anti-virus
  • Mise en place de comptes utilisateurs avec un accès attribué à chaque collaborateur de la société

Données papier

picto-feuille-papierPour sécuriser vos données sensibles qui sont sur papier, vous devez appliquer 2 méthodes :

  1. Sensibiliser vos collaborateurs sur le risque de vol ou de perte de leurs documents

Les chiffres rapportent que :

80%

des entreprises ont connu au moins une faille de sécurité dans leur système au cours des 12 derniers mois.

49%

d’entre elles affirment que l’incident était dû à la perte ou au vol de documents sensibles sur papier.

Une perte d’informations sensibles est vite arrivée : un simple oubli de fichiers sur des imprimantes partagées, dans des salles de réunions, ou bien lors de déplacement à l’extérieur de l’entreprise et ces informations confidentielles terminent chez les concurrents…

  1. Détruire vos documents confidentielspicto-dk

Les statistiques parlent d’elles-mêmes : 62% des entreprises estiment que les causes des principales failles de sécurité proviennent de la mise à la poubelle de documents sensibles.

L’utilisation de destructeurs de documents adaptés à votre organisation est donc l’unique solution pour pallier à ces comportements à risque et ainsi éviter la fuite d’informations confidentielles.

Ainsi, vous serez protégés contre tous les risques que peuvent entraîner des documents sensibles non détruits, comme par exemple : l’espionnage économique et industriel, le vol d’identité etc…

5 étapes clefs pour une gestion efficace de la confidentialité des données

1. Identifier picto-clefles services qui manipulent et produisent des documents sensibles, comme par exemple: marketing, Ressources Humaines, bureaux d’études

2. Définir les documents confidentiels qui doivent être détruits

3. Définir l’ordre de confidentialité des documents: de confidentiel à très confidentiel

-> P2 : document standard faible risque (documents quotidiens, destruction en vrac)

-> P3 : document standard (documents internes, financiers ou de travail)

-> P-4 : documents confidentiels (documents personnels, du service, du personnel)

-> P-5 : documents confidentiels sensibles (propositions stratégiques, dossiers personnels)

-> P-6 : document secret (document du gouvernement et de l’armée)

-> P-7 : Ultra Secret Défense (National Security Agent)

4. Déterminer les quantités approximatives à détruire par jour / par personne

5. Définir une politique de gestion des documents, la faire appliquer par l’ensemble du personnel et ne pas oublier d’effectuer un suivi dans le temps

2 solutions pour gérer la destruction de documents, soit vous :

  • Choisissez de l’externaliser
  • Investissez dans du matériel adapté

La destpicto-camionruction par des entreprises spécialisées : mise à disposition de conteneurs, puis transport et traitement spécifique dans l’établissement qui s’occupe de la destruction. L’avantage unique repose sur le fait que l’entreprise est déchargée de la gestion du problème de la destruction de documents confidentiels.

Cependant, les inconvénients sont nombreux :

  • Coûts élevés
  • Niveau de sécurité inférieur à une destruction à la source
  • Gestion de variation des volumes difficiles
  • Service moins disponible pour les sites excentrés

picto-feuille-broyeeLa destruction à la source grâce à un ou plusieurs broyeurs de documents. En fonction des besoins de chaque entreprise, un broyeur papier différent sera installé.

Plusieurs critères entrent en compte dans le choix d’un destructeur : afin d’en savoir plus, consultez notre guide de l’acheteur d’un déchiqueteur de documents.

Classification des déchiqueteurs de documents :

  • Destructeur personnel, home office ou TPE -> pour 1 utilisateur
  • Destructeur petit bureau -> jusqu’à 5 utilisateurs
  • Destructeur de bureau -> jusqu’à 15 utilisateurs
  • Destructeur départemental -> jusqu’à 40 utilisateurs
  • Destructeur industriel -> pour la destruction de documents centralisée de sites importants

N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir de plus amples renseignements sur les broyeurs papier Kobra !

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Ci-dessous la vidéo d’un destructeur de papier 310 TS AF (chargeur automatique) en activité !

La destruction de documents : un enjeu décisif pour la sécurité en entreprise

Réussissez votre politique de confidentialité grâce aux destructeurs de documents !

Cet article est destiné aux dirigeants et responsable :workspace-in-cartoon-style_

  • D’entreprise
  • Opérationnel
  • Des services généraux
  • D’un établissement de santé
  • D’un service public : mairie, préfecture, gouvernement

Pourquoi instaurer une politique de confidentialité ?

Dans un premier temps, il est important de lister les documents sensibles de l’entreprise. Chaque jour, les différents services de l’établissement produisent des dossiers stratégiques.

Voici un aperçu des différents documents qui sont sensibles, selon le service en question :

  • Commercial: fichiers prospects et clients, reportings
  • Finances et Comptabilité: tableaux de bord, situations, budgets
  • Marketing: plans stratégiques, coûts, nouvelles campagnes
  • Production: plans, processus de fabrication, projets prévisionnels
  • Recherche et Développement: prototypes, processus, procédés
  • Ressources humaines: plans de recrutement, évaluations, rémunérations, fiches du personnel, CV

Après avoir listé les différents documents sensibles de votre entreprise, il faut penser à la règle de 3  

  • 3 raisons d’instaurer une politique de confidentialité
  • 3 conséquences au quotidien
  • 3 questions légitimes pour la protection des documents confidentiels

3 raisons d’instaurer une politique de confidentialitétop-secret-1076813_1920-1024x734

  • Mettre à l’abri vos salariés, vos clients ou vos fournisseurs contre l’usurpation d’identité et ainsi éviter la responsabilité de l’entreprise.
  • Protéger vos avantages concurrentiels ainsi que votre technologie.
  • Eviter la fuite d’informations

 3 conséquences directes au quotidien

  • Réduction du risque de poursuites judiciaires: le dirigeant est responsable de la confidentialité des documents sensibles de chaque collaborateur. Détruire cprotection-donnees-personnelleses derniers réduits donc le risque de poursuite de la part d’un salarié ou même d’un partenaire extérieur.
  • Sécurisation des données stratégiques de l’entreprise: sur des marchés de plus en plus concurrentiels, il est indispensable de préserver votre savoir-faire, vos projets prévisionnels et stratégies.
  • Meilleure efficacité de votre organisation documentaire: afin d’améliorer le contrôle de l’information + son archivage, mise en place d’une gestion des documents sensibles.

 3 questions légitimes pour la protection des documents confidentiels

  • La gestion de la confidentialité va-t-elle freiner la productivité de mes salariés ? Afin de garantir une productivité optimale, il est important de faire appel à un spécialiste qui, grâce à sa connaissance du problème de la sécurité des documents, saura proposer des solutions très efficaces. Sinon, des solutio310-detourens ou matériels inadaptés engendreront une énorme perte de temps.
  • La remise en cause de mon organisation interne est-elle indispensable ? Non, pas obligatoirement car les spécialistes en destruction de documents possèdent une large gamme de matériels, chaque entreprise trouvera donc le destructeur de documents adapté à ses besoins.
  • L’investissement ne sera-t-il pas trop élevé ? Si les collaborateurs de l’entreprise appliquent correctement la politique de confidentialité, les investissements seront rapidement rentabilisés en les comparant aux coûts d’un procès éventuel à cause de conséquences désastreuses d’un vol d’informations stratégiques.

Pour réussir sa politique de confidentialité, il est donc indispensable de s’équiper d’un broyeur de documents Kobra.

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-> Demander un devis ou des renseignements, afin de prendre contact avec un commercial qui vous aidera dans le choix du destructeur de documents le plus adapté à vos besoins.

Ci-dessous le broyeur papier 430 TS en action