La lubrification de votre destructeur de documents est indispensable

Tout équipement nécessite de l’entretien afin d’assurer son bon fonctionnement. Les destructeurs de documents n’échappent pas à la règle. Pourquoi et comment lubrifier son destructeur ? Zoom sur la lubrification des destructeurs de documents. 

Comme tout matériel, un destructeur de documents a besoin d’être entretenu très régulièrement. A savoir, plus la coupe du destructeur est fine, plus le destructeur de papier a besoin d’être lubrifié.

Les cylindres de coupe de tous les destructeurs de document coupe croisée (niveau de sécurité DIN: 3,4,5,6) doivent être lubrifiés régulièrement (à chaque changement de sac) pour maintenir la capacité de destruction de la machine à son meilleur niveau et garantir sa longévité.

L’insuffisance de lubrification entraine une réduction des capacités du destructeur, un bruit anormal, des bourrages de papier, une détérioration de la machine ainsi qu’une invalidation de la garantie.

Solutions de lubrification

huile 125

Huile pour broyeur de papier Kobra

– Pour lubrifier manuellement votre broyeur papier, appliquez un filet d’huile spéciale destructeur sur toute la largeur d’une feuille de papier. Passez ensuite dans le destructeur.

– Sur certains modèles une option « lubrification automatique » est également disponible. Celle-ci vous évite ainsi de penser à lubrifier votre broyeuse papier.

– Enfin, vous avez la possibilité d’insérer des « feuilles prélubrifiées » sous pochettes étanches et prêtes à l’emploi qui vous permettent de lubrifier votre déchiqueteuse papier en gardant les mains propres.

Vous souhaitez des conseils sur le choix d’un destructeur de document ? Contactez-nous

Les entreprises Françaises oublient l’importance de leurs données confidentielles

Une entreprise, quel que soit son secteur d’activité, est en possession d’une multitude d’informations confidentielles. Ces dernières sont présentes partout : fiche détaillée du personnel, CV, plans stratégiques, mails, compte-rendus tableaux de bord, nouvelles campagnes marketing, prototypes  etc… Pourtant, le risque d’usurpation d’identité et de plagiat est réel. Focus sur les phénomènes. Accédez directement à la rubrique des destructeurs de documents professionnels Kobra.

panneau_attentionIron Mountain, célèbre gestionnaire d’informations, a récemment conduit une étude Européenne concernant la manière dont les entreprises gèrent leurs données confidentielles. 

Des dirigeants de 600 entreprises leaders Européennes (Allemagne, Hongrie, Pays-Bas, Espagne et Royaume-Unis) de taille moyenne ont été interrogés.

Les Français, contrairement à leurs homologues européens, ne sont pas bons élèves en matière de conservation d’informations dites sensibles.

Au contraire, les entreprises Françaises s’avèrent même être très imprudentes en accordant peu voire aucune valeur aux documents confidentiels.

Les sociétés Françaises inconscientes face au problème d’usurpation d’identité et de fuite d’informations stratégiques

Les résultats sont éloquents : tout risque entraîné par une mauvaise gestion des informations confidentielles n’est absolument pas anticipé par la plupart des entreprises.

Bien au contraire, elles ne sont pas prêtes à affronter tous les problèmes engendrés par une usurpation d’identité ainsi qu’à une fuite d’informations stratégiques.

Quelques chiffres représentatifs :

88% des sociétés françaises qui ont eût un incident ne savent pas par quel genre d’incident elles ont été touchées.

– Ce chiffre est deux fois plus élevé que la moyenne anglaise (42%) et plus que la moyenne européenne (63%).

15% des sociétés françaises n’ont pas en projet de mettre en place une stratégie de protection des données, via une déchiqueteuse papier.

22% seulement des sociétés françaises ont mis en place une stratégie pour la protection des données alors qu’il s’agit du double pour l’Allemagne (41%) et du triple pour la Hongrie (66%), avec une moyenne européenne à 36%.

Entreprises : placez vos informations sensibles en sécurité

Afin de placer les informations confidentielles totalement à l’abri grâce à un destructeur papier, appliquez une méthode en 3 étapes :

– Etape 1 :
La direction de chaque entreprise doit aborder régulièrement le sujet des données confidentielles avec ses cadres ainsi qu’avec ses employés afin de les sensibiliser à deux fléaux. A savoir, le risque d’usurpation d’identité et la fuite d’informations stratégiques  liés à une négligence de la protection des informations confidentielles.

 – Etape 2 :
Le risque d’usurpation d’identité ainsi que la fuite d’informations stratégiques doivent être intégrés à la culture de l’entreprise : mettre en place des méthodes de sensibilisation au phénomène et établir un protocole à respecter afin d’éviter ceux-ci.

Ces techniques doivent prendre en compte l’ensemble des supports sur lesquels les informations se trouvent : électronique et papier.

– Etape 3 :
L’entreprise doit s’assurer quotidiennement du respect des protocoles et des politiques mis en place afin d’éviter tout risque lié à l’usurpation d’identité ainsi qu’à la fuite d’informations stratégiques.

De plus, la société doit s’engager à fournir des matériels de qualité, performants et ergonomiques, afin que les salariés adhèrent à la politique de confidentialité. Consultez notre guide de l’acheteur d’un broyeur papier Kobra.

La meilleure stratégie de protection des données confidentielles à adopter face à ces deux phénomènes reste le destructeur de documents.

Cliquez ici pour découvrir l’ensemble de la gamme des destructeurs de documents KOBRA.

Comment bien choisir son destructeur de documents ? Conseils

Vous souhaitez investir dans un destructeur de papier ? Dans un premier temps, identifiez vos besoins ainsi que vos attentes.

soreia-conseilLisez attentivement cette liste de caractéristiques à prendre en compte lors du choix de votre destructeur de documents Kobra :

Le nombre d’utilisateurs : bureau individuel où destructeur en utilisation partagée ?

Votre type de profession : déterminera le niveau de sécurité : correspond au degré de confidentialité des documents à détruire : plus les documents sont confidentiels, plus le niveau de sécurité doit être élevé

Les types de documents à détruire : feuilles, trombones, agrafes, CD, disquettes, cartes de crédits, dossiers, classeurs entiers, clefs USB…

– Le volume de papier à détruire quotidiennement : cela déterminera s’il vous faut un broyeur papier à grande capacité, de bureau ou individuel.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ainsi que des conseils sur les destructeurs de documents, n’hésitez pas à nous contacter !

Zoom sur la nouvelle norme DIN 66399

Cette nouvelle norme DIN 66399 remplace les précédentes normes DIN 32757 et DIN EN 15713. Pourquoi une nouvelle norme femme-norme-din-66399DIN 66399 ? Éléments de réponse…

La norme DIN 32757 cadre depuis plusieurs années maintenant la destruction de documents papier.

En raison de la multiplication des supports d’informations (CD, clef USB, disquettes, tablettes, disques durs…) une nouvelle classification des niveaux de sécurité des destructeurs de documents est apparue.

1. Des lettres…pour déterminer le support

Ainsi, la nouvelle norme 66399 prévoit 6 classifications en fonction de la nature du support, tous sont représentés par une lettre différente :

P papier en taille d’origine
F Films ou fiches en taille réduite
O Optique : CD, DVD, Blu-ray
T Magnétique : disquettes, cartes de crédit, bandes magnétiques, cassettes
H Numérique : disques durs, ordinateurs portables
E Électronique : cartes mémoire, cartes à puce, clé usb

2. Des chiffres…pour déterminer le niveau de sécurité

A cette lettre s’ajoute un chiffre représentant le niveau de sécurité (par exemple P-3).

Ce chiffre dépend de la taille du copeau. Comme pour la précédente norme, plus le niveau de sécurité est élevé, plus fin est le déchet. Ainsi un broyeur papier classifié P-3 aura un niveau de sécurité supérieur à un destructeur classifié P-1 (pour un support papier)

3. Des classes…pour déterminer la catégorie de protection

Enfin, pour avoir une vision plus globale des niveaux de sécurité, la norme DIN 66399 prévoit 3 classes de protection garanties par les destructeurs de papier :

Classe

Protection

Niveaux de sécurité

Application

Classe 1

Protection normale

1

2

3

pour données internes dont la divulgation peut avoir un impact négatif sur l’entreprise ou un risque d’usurpation d’identité pour le particulier

Classe 2

Protection élevée

4

5

 

pour données confidentielles dont la divulgation peut avoir un impact considérable ou pourrait enfreindre les obligations légales de l’entreprise, ou présenter un risque négatif sur la position économique ou sociale d’un individu

Classe 3

Protection très élevée

6

7

 

pour données confidentielles et top secrètes dont la divulgation peut avoir des conséquences menaçant son existence pour une entreprise ou une entité du gouvernement, ou avoir un risque sur la santé, la sécurité, la vie ou la liberté personnelle d’un individu

Pour une nouvelle norme

De la même manière qu’il y a différents niveaux de sécurité pour le papier, il y a différents niveaux de sécurité des broyeuses papier pour tous les autres supports.

Un destructeur de document pouvant détruire plusieurs types de supports sera classifié pour chaque support qu’il détruit.

Ainsi, le destructeur DK430 TS de la marque Kobra assure le niveau de sécurité suivant : P-3 / O-2 / T-3 / E-2 / F-1

A retenir :

Jusqu’à présent les tailles de coupes étaient exprimées en taille de déchets dans le cadre de la norme DIN 32757 (par exemple 1,9 x 15 mm pour un destructeur de niveau 4). A présent, avec la norme DIN 66399, la taille de coupe est exprimée en surface en mm².

Comparaison avec la précédente norme DIN 32757

Avec la nouvelle norme DIN 66399, deux nouveaux niveaux de sécurité supplémentaires apparaissent pour les niveaux de sécurité de la destruction papier :

Norme

DIN 32757

Norme

DIN 66399

1

P-1

2

P-2

3

P-3

P-4

4

P-5

5

P-6

6

P-7

La nouvelle norme DIN66399 a été instaurée afin de permettre aux utilisateurs de faire le meilleur choix.

Toutefois, si vous avez besoin de conseils ou d’une étude personnalisée pour choisir la déchiqueteuse papier la plus adaptée à vos besoins, contactez-nous !

Téléchargez la nouvelle norme DIN 66399 en cliquant ici.

La destruction de documents : bien plus qu’une option, une obligation

Vous êtes dirigeant d’entreprise ? Quelle que soit sa taille,  vous êtes entièrement responsable de l’ensemble des documents qui circulent dans votre organisation. Ces dernières années, les scandales de fuites d’informations et d’espionnages industriels ont fait prendre conscience aux entreprises que leurs corbeilles à papier devenaient de réelles mines d’or pour leurs concurrents et autres personnes mal intentionnées. Focus sur la destruction de documents, devenue une obligation pour les entreprises.

Commençons par rappeler l’article 226-22 du code pénal :

«  Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. « 

Reconstruire un document détruit

La reconstruction de papiers déchirés est une méthode qui devient malheureusement courante et qui est assez facile grâce à des logiciels, c’est pour cela que l’utilisation d’un destructeur de documents est indispensable.

  • La divulgation d’informations personnelles de l’entreprise éclabousse :

L’image de la société : perte de confiance des clients, des fournisseurs et plus largement de bon nombre de partenaires

Le chiffre d’affaires de la société : divulgation et perte d’avantages concurrentiels, de résultats d’études en recherche et développement, d’études de marché.

Responsabilité pénale du dirigeant d’entreprise : 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende (Art 226-22 du Code Pénal)

  • Le destructeur de document vous permet d’éviter la divulgation des données confidentielles

Bon nombre d’entreprises réagissent après qu’un préjudice leur soit arrivé.

Ne faites pas partie de celles-ci, anticipez en vous équipant d’un broyeur papier !

Les entreprises font souvent l’erreur de se focaliser uniquement sur la sécurité informatique au détriment de la documentation papier. A tort, lorsque l’on sait que les poubelles sont la principale source d’informations des fraudeurs.

Vous devez tout d’abord sensibiliser l’ensemble de vos collaborateurs aux risques de fuites d’informations.

Vous devez ensuite les aider à se prémunir en mettant à leur disposition les moyens nécessaires pour :

Le traitement des données numériques : pare-feu, antivirus, accès protégé mais également des destructeurs de CD Rom et DVD, démagnétiseurs de disques durs, destructeurs de disques durs

Le traitement de données papier : 2/3 des poubelles en entreprises contiennent au moins un document sensible (Etude du Credoc juin 2008)

– Commercial : Clientèle, prospects, partenaires, fournisseurs…

– Marketing : Projets, nouveaux produits, plans stratégiques, nouvelles campagnes…

– Finance et comptabilité : Situation financière de l’entreprise, investissements, budgets…

Ressources humaines : Le personnel, les CV, les rémunérations, plans de recrutement…

Recherche et développement : Savoir-faire, prototypes, résultats d’analyse…

Production : Secrets de fabrication…

Juridique : Contentieux…

Informatique : CD, DVD, Disques Durs…

Mais également…

A proximité des photocopieurs : photocopies superflues, documents mal photocopiés…

A l’accueil : Identité des visiteurs, courriers…

A la maison : relevés de comptes bancaires, papiers de sécurité sociale, mutuelle…

Vous souhaitez des conseils sur le choix d’une déchiqueteuse papier ? Contactez-nous !

L’usurpation d’identité : connaître les risques pour mieux s’en protéger

Avec l’arrivée d’Internet, l’usurpation d’identité a fortement augmenté au fil des dernières décennies. Quelles sont les méthodes pratiquées par les escrocs ? Quelle est la procédure à suivre quand on est victime d’usurpation d’identité ? Tout simplement, comment éviter l’usurpation d’identité ? Grâce au destructeur de documents ? Voici quelques éléments de réponse…

L’usurpation d’identité, appeler aussi vol d’identité, réside dans le fait de prendre l’identité d’une autre personne vivante à son insu, sans qu’elle ne s’en aperçoive ni qu’elle en soit informée.

La majeure partie des personnes ignore ce qu’est l’usurpation d’identité, quels sont ses tenants et ses aboutissants, alors que le risque existe bel et bien et que les conséquences entraînées par le vol d’identité sont riches en préjudices.

En effet, à partir du moment où un usurpateur d’identité a réussi à prendre votre identité, il peut réaliser un nombre indéfinissable d’actes à votre place, comme par exemple : pirater votre compte bancaire, retirer de l’argent, contracter un crédit à votre place, s’engager dans des abonnements téléphoniques sans jamais payer les factures et même se marier sous votre identité !

Dans la majeure partie des cas, l’usurpateur génère des faux papiers d’identité comme le permis de conduire, la carte d’identité, le passeport, la carte vitale ou bien encore la carte grise.

En usurpant votre identité, l’escroc peut également percevoir des allocations à votre place, comme les APL, le chômage, les différentes bourses de l’Etat etc et prétendre être titulaire de vos diplômes et vos diverses qualifications.

De plus, des usurpateurs d’identité vont même jusqu’à créer des filiales fictives de sociétés déjà existantes.

Internet a considérablement accéléré le phénomène d’usurpation d’identité : une multitude d’internautes dévoilent des informations confidentielles, particulièrement via les réseaux sociaux.

400 000 personnes déclarent avoir déjà été victimes d’usurpation identitaire…

A noter également que dans les pays en voie de développement comme l’Afrique ou l’Asie, les usurpateurs d’identité pratiquent cette escroquerie dans le but de créer de faux papiers d’identité pour travaille sur le territoire Français.

Des techniques bien huilées…

Nous délivrons des informations personnelles sans cesse, presque inconsciemment et habituellement : dans le cadre de la location d’un appartement, d’un achat immobilier, de la souscription à un abonnement téléphonique, EDF…

Les chiffres illustrent bien ce phénomène :

– 75% des Français déclarent avoir fourni une photocopie contenant des données confidentielles au cours des 12 derniers mois

– 40 % des individus ignorent l’existence du marché noir des papiers d’identité.

Bien que l’usurpation d’identité soit fortement punie par la loi, ce marché existe bel et bien et les méthodes pratiquées sont particulièrement bien affutées…

Dans un premier temps, l’usurpateur d’identité recueille des informations personnelles de la victime comme son nom, prénom, numéro de sécurité sociale, téléphone, date de naissance, adresse et même le numéro de la carte bancaire.

Pour cela, l’escroc peut utiliser plusieurs méthodes :

– Le vol de papier : les poubelles et les boîtes aux lettres de particulier ou d’entreprise sont fouillées et/ou l’individu dérobe directement les porte-monnaie et les sacs à main de ses victimes

– L’hameçonnage : les données confidentielles sont récupérées directement sur des supports numériques comme les mobiles, les tablettes, les ordinateurs, les imprimantes… dans le but de récupérer un maximum de données conservées dans les disques durs et même d’obtenir les mots de passe afin d’ouvrir les différents comptes de la victime (boutiques en ligne, comptes bancaires etc…)

– Le téléphone : l’usurpateur d’identité se présente comme étant un enquêteur qui réalise un sondage : il obtient alors des informations très précises.

Quoi faire en cas d’usurpation d’identité ?

Si vous êtes la victime d’un usurpateur d’identité, réagissez au plus vite ! Vous devez découvrir le plus rapidement possible que vous êtes victime d’un vol d’identité.

Malheureusement, la plupart du temps les victimes s’en aperçoivent des mois, voire des années plus tard.  Vous devez immédiatement porter plainte contre X auprès  du commissariat de police ou de la gendarmerie la plus proche de votre domicile.

Demandez une copie de votre plainte, qui vous servira de preuve irréfutable auprès des différents créanciers : magasins, banques, compagnies de téléphone, services publics etc.

Prenez garde ! Dans certains cas, il arrive que l’usurpation d’identité ai des impacts sur votre compte bancaire et entraîne ainsi un fichage à la banque de France.

Lorsque votre affaire d’usurpation d’identité aura fait l’objet d’un jugement en votre faveur devant un tribunal, faites parvenir, en lettre recommandée avec accusé de réception, une copie de votre jugement à la Banque de France ainsi qu’à l’organisme financier auprès duquel l’usurpation a agi.

Chefs d’entreprise, avez-vous conscience de votre responsabilité ?

Sachez que vous êtes entièrement responsables de l’intégralité des documents qui circulent au sein de votre société. Tous les documents et les dossiers, même déchirés en plusieurs morceaux, peuvent tous être entièrement reconstituables, par le biais de logiciels à la pointe de la technologie.
Si une personne mal intentionnée parvient à usurper l’identité d’une personne en fouillant les poubelles de votre société, vous êtes pénalement responsables et risquez jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende.

Eviter l’usurpation d’identité grâce au broyeur papier

Afin de lutter contre l’usurpation d’identité, équipez-vous d’un destructeur de papier.

Détruire l’intégralité des documents dits sensibles, c’est-à-dire qu’ils contiennent des informations confidentielles, vous permet d’éviter tous les risques d’usurpation d’identité en effaçant toutes les traces qui serviraient à reconstituer l’identité d’un individu (numéro de sécurité sociale, lieu de naissance…)

Il faut également détruire via un destructeur de document  l’ensemble des données présentes sur les supports numériques comme les CDRom, les disquettes et les clés USB.

Afin de garantir au maximum la sécurité de vos données confidentielles une fois détruites, armez-vous d’un destructeur de document coupe croisée plutôt qu’à coupe droite.

En effet, des coupes croisées réduisent le papier en confettis, ce qui garantit davantage de sécurité et peu de chances que le document puisse être reconstitué derrière.

A l’inverse, les destructeurs de documents à coupe droite laissent intactes des phrases entières de texte.

Terminons sur une note positive : une nouvelle loi pour lutter contre le phénomène a été adoptée en Mars 2012 par le parlement, visant à mettre en place une carte d’identité biométrique, reliée à un fichier centralisé.

Cette carte sera constituée de deux puces électroniques.
La première contiendra  les informations biométriques de son propriétaire, comme l’état civil, l’adresse, la taille, la couleur des yeux et les empreintes digitales.
Quant à la deuxième, elle servira de signature électronique sur internet pour réaliser des échanges commerciaux et administratifs.

Enfin, dernier conseil pour vérifier si vous n’êtes pas victimes d’usurpation d’identité : effectuez fréquemment une veille de vos différents profils des réseaux sociaux ainsi que vos comptes bancaires.

Le mieux reste de vous équiper d’un déchiqueteuse papier afin de maintenir votre identité en toute sécurité.