Avis aux professionnels : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents confidentiels ?

La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.

Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.

2 critères déterminent la durée de conservation des documents :

  • La nature à laquelle ils appartiennent
  • Les obligations légales qui s’y rapportent

Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.

Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation
1 an

 

> Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).

Congrès des experts comptables 2015 à Paris : Terface était de la partie

Comme la tradition le veut, Terface a participé une nouvelle fois au Congrès de l’Ordre des Experts Comptables. Pour la 70ème édition, celui-ci s’est déroulé à Paris. Retour en images sur le salon, qui a été l’occasion d’exposer la gamme de destructeurs de documents Kobra. 

Le 70ème Congrès de l’Ordre des Experts Comptables s’est tenu du 30 septembre au 2 octobre au Palais des Congrès de Paris. Plus de 6 000 congressistes s’étaient donné rendez-vous en terre d’expertise comptable.

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Stand de Terface – Destructeurs de documents KOBRA et machines à relier UNIBIND

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Stand de Terface – Vue latérale

Toujours autant de réussite pour Terface !

Une nouvelle fois, cette manifestation a été l’occasion pour Terface d’entretenir sa relation privilégiée avec la profession comptable.

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Ce salon s’est illustré comme étant une réelle réussite, les experts-comptables rencontrés ayant pleinement apprécié les nouveautés de nos gammes Unibind et Kobra, nombreux sont ceux ayant mis à profit cet événement pour renouveler ou acquérir de nouveaux matériels.4-basse-def

Pour information, la prochaine édition passera la frontière pour s’installer en Belgique et plus exactement à Bruxelles, du 28 au 30 septembre 2016 à Brussels Expo.

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes demandes d’informations concernant les broyeurs papier Kobra et/ou les relieuses thermiques Unibind.

Congrès des experts-comptables – Édition 2015

Notez la date dès à présent ! Le 70e Congrès de l’Ordre des experts-comptables se tiendra du 30 septembre au 2 octobre 2015 à Paris ! Cet événement sera l’occasion de présenter la la gamme de destructeurs de documents Kobra.

Comme à l’accoutumée, Terface sera exposant et présentera les dernières nouveautés de la gamme de destructeurs de documents Kobra, ainsi que les machines Unibind.

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 A cette occasion, venez rencontrer l’équipe Terface qui vous accueillera avec plaisir !

Niveau 1 – Stand T10

PALAIS DES CONGRES DE PARIS

2, place de la Porte Maillot

75017 Paris

Focus sur le 70e Congrès de l’Ordre des experts-comptables

Le 70e Congrès est l’événement majeur de la profession. Durant 3 jours, les acteurs du métier se rassemblent autour de conférences, démos et stands où tous peuvent échanger et découvrir les tendances du moment ainsi que les évolutions de demain !

Les axes de cette 70e édition du Congrès seront centrés autour de la dimension humaine et numérique.

A propos de Terface

Terface est le leader de la vente directe aux professionnels de machines à relier et de destructeurs de documents en France.

Terface met à votre disposition son expertise, ses équipes de spécialistes et ses marques exclusives Unibind et Kobra.

N’hésitez pas à prendre contact avec nos professionnels, ils vous conseillerons dans le choix d’un destructeur de documents Kobra et/ou d’une machine à relier Unibind.

Lumière sur la gamme de destructeurs de documents Kobra à chargeur automatique

Spécialiste depuis plus de 30 ans dans la présentation et la destruction de documents, Terface est le distributeur exclusif de la marque Kobra.  Les gammes sont sans cesse renouvelées et toujours plus innovantes. Terface présente aujourd’hui la gamme des broyeurs de papier Kobra à chargeur automatique.

De la destructiSIMBOLO-KOBRAon massive et centralisée à la destruction individuelle de bureau, Kobra renouvelle sans cesse ses gammes. Les destructeurs de documents dernière génération TS-AF à chargeur automatique de documents sont plus rapides et mieux adaptés à un large panel d’utilisateurs.

Ils permettent de détruire un volume important de documents sensibles et cela très rapidement : il suffit de placer les documents à détruire dans le chargeur automatique et la déchiqueteuse s’occupe du reste…

Caractéristiques

Destructeurs de documents à coupe croisée, ils garantissent une destruction parfaite des documents. Il n’y a aucune possibilité de reconstruire les documents, une fois réduits en de multiples confettis.

Pratiques, simples d’utilisation, ces nouveaux broyeurs de documents permettent de gagner un temps précieux. La série des destructeurs à chargeur automatique TS-AF est diversifiée, elle s’étend ainsi sur une gamme composée de 4 différents modèles.310-detoure

A savoir : 245 TS-AF, 260 TS-AF, 270 TS-AF et 310 TS-AF, ils répondent aux besoins de l’utilisateur individuel exigeant, ou petit groupe de travail (245 TS-AF), jusqu’aux besoins centralisés de groupes plus importants (310 TS-AF).

Tous sont équipés du dispositif de lubrification automatique intégré, du système « Energy Smart » qui permet d’économiser de l’énergie, de la technologie de « Retour automatique » afin d’éviter les bourrages, et bénéficient d’une garantie de 30 ans sur le bloc de coupe.

Le 260, 270 et 310 sont équipés en plus de l’ « Electronic power control » qui indique la charge de destruction et permet ainsi d’éviter les bourrages ainsi que du « Shred Guard », chargé de détecter le métal pour les modèles de haute sécurité.

A noter également que les déchiqueteurs de papier de la gamme TS-AF détruisent, en plus du papier et des microfilms, les cartes de crédit ainsi que les CD-Rom et DVD.

Les produits Kobra

Ces derniers sont fabriqués en Europe et respectueux de l’environnement (zéro énergie en mode veille soit une centaine de kg/an équivalent à CO2 gagnés pour l’environnement).

Terface se positionne comme vendeur direct, sans intermédiaire, afin d’offrir la meilleure expertise possible afin de respecter son objectif premier : la qualité adaptée aux besoins de chaque demande et cela avec un niveau de service irréprochable.

Vous souhaitez un devis pour un broyeur papier ? Cliquez ici !

Ci-dessous un destructeur de documents industriel : le Kobra Cyclone

Nouvelle gamme de broyeurs de papier : Kobra Heavy Duty

Terface présente le nouveau destructeur de documents pour grand bureau Kobra 310 TS Heavy Duty. Spécialiste depuis 35 ans dans la présentation et la destruction de documents, Terface est le distributeur exclusif de la marque Kobra.

De la destruction massive et centralisée à la destruction individuelle de bureau, Kobra innove sans cesse pour toujours et encore améliorer ses produits.

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Chaînes et engrenages en acier traité pour une longévité exceptionnelle

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Panneau de contrôle tactile

Terface complète aujourd’hui sa gamme de destructeurs de documents Kobra TS avec le 310 TS Heavy Duty, cette machine reprend bien entendu tout ce qui fait les qualités de la gamme Kobra TS :

  •   Ecran tactile Touch Screen pour une ergonomie optimale.
  •   Transmission Super Potential Power System, chaine et engrenage en acier pour une longévité exceptionnelle.
  • Moteur fonction 24 heures

Une motorisation super-puissante

Les destructeurs de documents Heavy Duty possèdent une motorisation surpuissante qui permet de détruire en coupe croisée (niveau de sécurité P4) jusqu’à 56 feuilles par passage, ce qui en fait l

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Destructeur de documents Kobra 310TS

e plus performant des broyeurs de papiers de bureau du marché.

Ces nouveaux destructeurs de papier Heavy Duty, au moteur très puissant, sont déclinés en 4 modèles, tous en croupe croisée :
  •      Le Kobra 310 TS HD C4, niveau de sécurité P4
  •      Le Kobra 310 TS HD C2, niveau de sécurité P5
  •      Le Kobra 310 TS HD HS-5, niveau de sécurité P6
  •      Le Kobra 310 TS HD HS-6, niveau de sécurité P7
Ils permettent de gagner un temps précieux et d’obtenir une destruction à la fois massive et parfaite.

Des déchiqueteurs de documents bien équipés

Tous les broyeurs de papier possèdent logo-energy-smart

  • Le dispositif de lubrification automatique intégréAUTOMATIC OILER
  • Le système « Energy Smart » qui permet d’économiser de l’énergie
  • La technologie de « Retour automatique » afin d’éviter les bourrageslogo-retour-automatique
  • L’ « Electronic  power  control  »  qui indique la charge de destruction et permet ainsi d’éviter les bourrages.

De plus, les deux moMETAL-DETECTIONdèles de Haute Sécurité sont équipés (en option) du « Shred Guard », chargé de détecter le métal pour les modèles de haute sécurité.

Enfin, ces destructeurs de documents bénéficient d’une garantie de 30 ans sur le bloc de coupe.

Kobra en quelques mots

Les produits Kobra sont fabriqués en Italie à partir de composant européen, avec une gamme de plus de 70 modèles vendus dans une centaine de pays Kobra est  l’une des plus importantes marques de destructeurs de document au monde.

Terface se positionne comme vendeur direct, sans intermédiaire, afin d’offrir la meilleure expertise possible. Son objectif premier : la qualité adaptée aux besoins de chaque client et cela avec un niveau de service irréprochable.

-> Découvrez la gamme de broyeurs papier Heavy Duty.

-> Obtenez de plus amples renseignements sur cette gamme de destructeurs de documents Kobra.

Quand Terface – Destruction de document et Fournitures de bureaux rime avec réseaux sociaux…

Terface se répand sur la toile !

Après Terface.com, site e-commerce de l’entreprise qui a célébré ses 2 ans en novembre dernier, ainsi que le Blog qui fête ses 6 mois d’existence ce mois-ci, nous vous proposons de nouvelles opportunités pour découvrir notre actualité !

Retrouvez-nous sur Google + et Terface TV, en suivant ces liens :

–         Page Google +

–         Terface TV sur YouTube logos_modifié-1

–         A venir…

La présence de Terface sur le web s’élargira bientôt à d’autres médias sociaux, comme Viadeo, Linked In, Pinterest et SlideShare !

Affaire à suivre…

Si vous souhaitez un devis pour un destructeur de documents Kobra ou une machine à relier Unibind, n’hésitez pas à nous contacter, service gratuit et sans engagement !

Destructeur de document : équipez-vous !

De plus en plus utilisé aussi bien en environnement professionnel que personnel, le destructeur de documents permet de lutter contre l’usurpation d’identité, phénomène qui est malheureusement de plus en plus courant.

Il existe plusieurs modèles, différentes coupes et niveaux de sécurité pour ces nouveaux alliés des bureaux. Zoom sur les destructeurs de documents, appelés également broyeur de papier.

Un déchiqueteur de papier, appelé plus couramment « destructeur de documents », ou bien encore « broyeur de papier », est un appareil destiné à détruire des papiers.

On le trouve principalement dans des entreprises, mais également chez des particuliers, de plus en plus sensibles à l’usurpation d’identité.

Lutter contre l’usurpation d’identité grâce au destructeur de document

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Gamme de destructeurs de documents Kobra

En effet, ce phénomène est de plus en plus présent, au sein notamment des villes, où des voleurs d’identité fouillent les poubelles des entreprises et des particuliers afin de récolter un maximum d’informations confidentielles dans le but d’usurper l’identité de quelqu’un d’autre ou de créer de faux papiers pour les revendre sur le marché noir.

Par conséquent, de plus en plus de bureaux s’équipent en destructeur de document afin de détruire intégralement leurs papiers confidentiels qui contiennent des informations sensibles.

Ainsi, une fois passés au broyeur de document, la consultation des données est impossible, ainsi la confidentialité est préservée.

Une fois le document passé au destructeur de papier, les confettis descendent dans un sac plastique ou une corbeille, selon le modèle choisi.

Plus la largeur des bandelettes est étroite et la mise en page du document simple, plus difficile sera la reconstitution du document, une fois déchiqueté.

Il faut savoir que tout document déchiqueté en bandelettes verticales est reconstituable grâce à des logiciels puissants.

Un broyeur de papier à coupe croisée assure une confidentialité des documents. En effet, les documents insérés sont broyés en fines particules : la reconstitution du document derrière est parfaitement impossible.

Les destructeurs de documents sont principalement utilisés par les organisations gouvernementales et les entreprises, dans le but d’éviter l’usurpation d’identité et l’espionnage.

Les particuliers peuvent également s’en servir pour protéger leur vie privée ou pour détruire les documents qui pourraient permettre d’usurper leur identité dans le but de commettre des fraudes (relevés des cartes bancaires contenant des numéros de compte etc.)

Les différents niveaux de sécurité des déchiqueteuses papier Kobra.

Un destructeur de papier se choisit en fonction de plusieurs critères.

Dans un premier temps, il faut savoir quel est le niveau de sécurité dont vous avez réellement besoin ?

Les niveaux de sécurité P1 et P2 (coupe droite) ainsi que P3 et P4 (coupe croisée) couvrent la grande majorité des besoins des utilisateurs (que ce soit pour un particulier ou pour une entreprise).

Cliquez ici pour découvrir la nouvelle norme DIN 66399.

Cependant, les entreprises ou administrations qui travaillent au sein de secteurs sensibles tels que la défense nationale ou l’armée, doivent s’équiper en destructeurs de documents haute-sécurité.

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Déchiqueteur Kobra 310-haute-securite DIN 6 IGI 1300

En effet, les niveaux de sécurité P5, P6 et P7 sont utilisés principalement aux services de sécurité comme :

– Services de renseignement

– Services de police et de gendarmerie

– Forces armées

– Ministères et certains services administratifs

– Fabricants d’armement

Les données à détruire (papiers, CD, DVD, disquettes, cartes bancaires …) n’ont naturellement pas la même importance que dans une entreprise ordinaire.

En effet, notamment aux yeux de vos concurrents par exemple, ou bien encore pour les fraudeurs de tout acabit qui chercheraient à usurper votre identité.

L’instruction interministérielle IGI 1300 du 30 novembre 2011 émise par le SGDN/PSE/SSD, protection du secret et des informations concernant la défense nationale et la sûreté de l’Etat a été mise en place pour lutter contre le phénomène de l’usurpation d’identité.

Il existe 3 classifications différentes : (source legifrance.gouv)

Très Secret Défense : niveau de sécurité DIN 6, réservé aux informations et supports qui concernent les priorités gouvernementales en matière de défense et de sécurité nationale, dont la divulgation est de nature à nuire très gravement à la défense nationale.

Secret Défense : niveau de sécurité DIN 5, destiné aux informations et supports dont la divulgation est de nature à nuire gravement à la défense nationale. De plus, sans une autorisation préalable de l’autorité émettrice, la reproduction totale d’informations ou de supports protégés n’est possible qu’en cas d’urgence exceptionnelle.

Confidentiel Défense : niveau de sécurité DIN 4, s’applique aux informations et supports protégés dont la divulgation est de nature à nuire à la défense nationale, ou pourrait conduire à la découverte d’un secret de la défense nationale classifié au niveau « Secret défense » ou « Très secret défense ».

Retrouvez notre article consacré à la nouvelle norme DIN 66399.

De même, selon le niveau de coupe du broyeur papier, la confidentialité est plus ou moins bien assurée.

En effet, une coupe croisée garantie davantage de sécurité car il réduit les documents en confettis, alors qu’une coupe droite découpe le document en fines bandelettes.

Et vous, êtes-vous plutôt papier froissé ou déchiré ? Papier détruit en bandelettes ou en confettis ? Quel est votre besoin en matière de confidentialité ?

Prenez contact sans plus attendre avec nos conseillers commerciaux qui vous guideront dans le choix d’un destructeur de documents Kobra !