[NOUVEAUX PRODUITS] DESTRUCTEURS DE DOCUMENTS TECHNOLOGIE HYBRID

Après avoir lancé les destructeurs de documents automatiques, Kobra élargit aujourd’hui sa gamme avec 2 nouveaux modèles de déchiqueteurs Hybrid :

Ces broyeurs papier coupe croisée sont fiables et facile à utiliser, destinés idéalement à une utilisation individuelle. L’ouverture est pratique pour une alimentation facile du papier et des cartes de crédit et la fenêtre avant est transparente afin de vérifier le niveau de déchiquetage.

Caractéristiques des destructeurs de documents technologie Hybrid

Kobra Hybrid bénéficie des derniers développements en matière de système de gestion de l’énergie, sa technologie HYBRID utilise l’énergie stockée pendant chaque cycle de déchiquetage pour améliorer l’efficacité et la performance, associée à son système de déconnexion automatique de l’alimentation électrique en fin de destruction il permet d’économiser jusqu’à 15 %.

Les destructeurs de papier Hybrid reprennent les caractéristiques qui font la spécificité des destructeurs de documents Kobra :

  • Energy Smart : pour une consommation nulle en mode veille.
  • Retour automatique : 100 % anti-bourrage
  • Moteur fonction 24h : pas de surchauffe pendant les opérations de destruction
  • Super Potential Power System : transmission haute résistance par chaîne et engrenages en acier traité, avec lames en acier au carbone trempé pour une longévité exceptionnelle
  • Start & Stop : fonction marche/arrêt auto
  • Eco Friendly : ne nécessite pas de sac en plastique

A cette liste s’ajoute :

  • Hybrid Technology : utilise l’énergie emmagasinée pendant chaque cycle de déchiquetage

Les produits Kobra sont fabriqués en Italie à partir de composant européen, avec une gamme de plus de 90 modèles vendus dans une centaine de pays. Kobra est l’une des plus importantes marques de destructeurs de document au monde.

Les produits Kobra sont distribués en France par Terface spécialiste de la vente aux professionnels de machines à relier et de déchiqueteuses papier. Avec 35 ans d’expérience dans la vente de relieurs et destructeurs de papiers, Terface met à disposition de ses clients son expertise et ses marques exclusives Unibind et Kobra.

Son objectif premier : la qualité adaptée aux besoins de chaque client et cela avec un niveau de service irréprochable.

Non le papier n’est pas mort !

Avec la multiplication à vitesse grand V des appareils technologiques, on aurait tendance à penser que le papier s’éteint petit à petit pour laisser place aux multiples autres supports électroniques… On se méprend ! Le papier est encore énormément plébiscité pour la lecture, au dépit des autres écrans…

Bien que nous ayons un large choix de supports de lecture pour lire notre quotidien favori (smartphones, tablettes, ordinateurs), une immense majorité de consommateurs tranchent en faveur du papier.ordis

5 chiffres à retenir !

84Estiment avoir mieux mémorisé les informations lues sur papier que celles assimilées sur écran ou appareil numérique.

83Préfèrent lire sur papier les sujets complexes.

79Indiquent imprimer les médias afin de rendre la lecture plus favorable.

79Favorisent la lecture sur papier.

 60des utilisateurs de smartphones s’inquiètent quant aux effets de ces appareils sur leur santé et les conséquences qu’ils peuvent entraîner (vue, maux de tête, insomnie).

Conséquence, le papier a donc encore de beaux jours devant lui !

Enfin, il est à noter qu’à partir de la génération Y, les individus acceptent davantage la lecture via les médias électroniques.

N’hésitez pas à faire votre devis directement en ligne : large choix de destructeurs de documents, machines à relier, plastifieuses, perforelieurs, cisailles

Avis aux professionnels : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents confidentiels ?

La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.

Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.

2 critères déterminent la durée de conservation des documents :

  • La nature à laquelle ils appartiennent
  • Les obligations légales qui s’y rapportent

Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.

Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation
1 an

 

> Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).

Terface.com désormais disponible sur mobiles et tablettes

Terface annonce l’arrivée de son site adapté aux formats mobiles et tablettes home-page

Spécialiste depuis plus de 30 ans dans la présentation et la destruction de documents, Terface est le distributeur exclusif des marques Kobra et Unibind.

Pour cette fin d’année, Terface propose son site en Responsive Design, c’est-à-dire adapté spécialement aux formats mobiles et tablettes.

Celui-ci est disponible à l’adresse suivante http://www.terface.com/ depuis quelques jours et permet un accès immédiat à l’ensemble des offres Terface.

Des outils complets sont mis à disposition directement en ligne, afin de permettre un réel gain de temps :

  • Possibilité de réaliser son devis
  • Faire une demande de rappel
  • Prendre rendez-vous avec un commercial régional
  • Commander en seulement quelques clics

Retrouvez l’ensemble des produits issus des univers suivants :

La vente en ligne offre les mêmes avantages que les autres supports de vente, à savoir :

  • La livraison sous 24h, soit la journée du lendemain pour toute commande passée avant 12h, pour les produits tenus en stock
  • L’intégralité des outils indispensables à une bonne utilisation de nos produits, à savoir : les notices d’utilisation, les fiches techniques ainsi que les vidéos
  • Les demandes spécifiques et personnalisées sont prises en compte par notre service clientèle

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Concernant les produits Kobra, ces derniers, fabriqués en Europe, sont respectueux de l’environnement (zéro énergie en mode veille soit une centaine de kg/an équivalent à CO2 gagnés pour l’environnement).

Quant à Unibind, la marque conçoit et produit en Europe des systèmes de reliure innovants. De haute qualité et simple d’utilisation, ils sont devenus une référence. Présent dans 120 pays, Unibind est reconnu comme un leader mondial de la présentation imprimée.

Terface se positionne comme le No 1 de la vente aux professionnels de machines à relier et de destructeurs de documents en France, afin d’offrir la meilleure expertise possible afin de respecter son objectif premier : la qualité adaptée aux besoins de chaque demande et cela avec un niveau de service irréprochable.

Comment bien choisir son broyeur papier ?

Après avoir vu les 4 critères décisifs pour bien choisir son destructeur de documents, lumière sur les autres caractéristiques à prendre en compte.

Afin de faire le meilleur choix dans votre destructeur de papier, vous devez veiller à respecter certains critères.

3 problèmes apparaîtront si le dispositif de déchiqueteuse papier choisi n’est pas adapté :

  • Pannes rapides et récurrentes, bourrages fréquents, corbeille pleine que personne ne vide
  • Le destructeur sera alors de moins en moins utilisé et votre investissement sera devenu inutile
  • L’utilisateur final s’en détournera définitivement et jettera ses documents sensibles à la corbeille, comme il le faisait jusqu’à présent : la confidentialité ne sera alors plus assurée.

7 critères à prendre en compte lors du choix d’un broyeur papier :

  • La capacité de destruction en nombre de feuilles 80 g
  • Le type de coupe : croisée ou droite
  • Le niveau de sécurité
  • La capacité du bac
  • L’origine du produit
  • Le prix : se méfier des produits bon marché ; un destructeur pour durer dans le temps et remplir sa mission, doit être bien conçu, fabriqué avec des composants de qualité : acier, moteur, transmission…
  • Les options (cf tableau ci-dessous)

Tableau picto-DK

4 critères décisifs pour bien choisir son destructeur de documents

Nous avons sélectionné 4 critères à privilégier dans le choix d’un destructeur de documents afin que vous évitiez les erreurs.

Si vous ne choisissez pas le broyeur papier adapté, l’achat sera inutile et le matériel deviendra alors obsolète. Il faut impérativement que le matériel choisi soit adapté à votre organisation. Pour cela, dans un premier temps, vous devez d’abord  déterminer si le destructeur de papier servira à une seule personne (destructeur individuel) ou au contraire sera collectif (destructeur départemental).

point-1La fiabilité :

Privilégiez la fiabilité pour éviter que la déchiqueteuse papier ne soit plus utilisée et pour supprimer les factures d’après-vente.

Une garantie constructeur longue est un des éléments déterminants pour évaluer la qualité réelle du produit.

Le lieu de production est également une information intéressante à prendre en compte : les productions Européennes offrent généralement un très bon niveau de qualité, avec un bon bilan carbone (peu de distance de transport)

point-2L’expertise :

Évitez les simples distributeurs qui ne sauront pas vous apporter le conseil nécessaire pour rentabiliser votre investissement. La sécurité des documents étant un problème plus technique et complexe qu’il n’y parait, une très bonne connaissance du sujet est indispensable.

point-3La pérennité du fournisseur :

Adoptez un fournisseur à l’expérience solide financière  reconnue pour réduire les risques de défaillance de la broyeuse de documents.

point-4L’accompagnement :

Choisissez un fournisseur qui soit en mesure de vous accompagner dans le temps pour choisir le destructeur de documents professionnel le mieux adapté à vos besoins et faire évoluer le dispositif au même rythme que votre entreprise.

N’hésitez pas à prendre contact avec nos professionnels si vous souhaitez davantage de conseils dans le choix de votre destructeur de documents !

Ci-dessous une vidéo des destructeurs de papier Gamme TS en action !

Choisissez votre broyeur de documents Kobra en 9 étapes!

S’équiper d’un destructeur de documents n’est pas simple. Les différentes gammes Kobra sont déclinées en plusieurs modèles de broyeurs papier, eux-mêmes divisés en plusieurs versions : on n’en dénombre pas moins d’une centaine ! Difficile donc de s’y retrouver, suivez le guide afin d’éclairer votre lanterne !

post-itDans un premier temps,vous devez pensez sécurité avant tout. Le destructeur de papier doit être adapté et dimensionné en fonction de vos besoins.

Si vous utilisez un broyeur papier qui n’est pas adapté, alors vous rencontrerez des problèmes comme :

  • Risques de bourrages fréquents
  • Corbeille toujours pleine que personne ne vide
  • Panne

Par conséquent, les utilisateurs ne s’en serviront plus et votre retour sur investissement sera nul. De même, votre confidentialité ne serez protégée.

Il faut donc respecter 9 étapes précises afin de choisir votre broyeuse de papier le mieux possible.

Étape 1 : Choisissez le type de coupe.

Attention ! Il est relativement aisé de reconstruire un document détruit par un destructeur de papier coupe droite. Cette dernière ne s’adresse donc qu’à des utilisateurs ayant un faible voire très faible besoin de confidentialité. En revanche, il est à noter qu’à à motorisation équivalente, les déchiqueteuses papier coupe droite permettent  d’obtenir une meilleure productivité.

  • Les broyeurs de documents « coupe croisée » ou « coupe particule », offrent une sécurité nettement supérieure, avec l’avantage de réduire significativement le volume de déchet.

Étape 2 : Déterminez le niveau de sécurité nécessaire.

Cela dépend de :

  • Votre domaine d’activité
  • Du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.

Le niveau de sécurité d’un broyeur papier est régit par la norme DIN 66399.

2 questions à se poser :

  • Par quels biais les personnes intéressées par mes documents peuvent-elles passer afin de les reconstruire ?  Sachant que s’il s’agit de puissants industriels, de militaires oud ‘un Etat, ces moyens seront bien entendu considérables, bien plus qu’un particulier ou une PME qui ne disposeront que de modestes possibilités pour la reconstitution.
  • Mon service ou mon activité  est-il soumis à une réglementation spécifique à l’instar de la PPSTN, l’IGI 1300, ou à des normes internes à mon entreprise ? Votre choix sera orienté grâce aux réponses à ces questions.
Gamme-Kobra

Gammes complètes de destructeurs de documents (écran tactile et chargeur auto)

En ce qui concerne la destruction de papier, les niveaux de sécurité vont de P1 à P7.

-> Plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, et de ce fait, plus la reconstitution des documents sera difficile par la suite, voire impossible pour les niveaux de sécurité P6 et P7.

Étape 3 : Sélectionnez la catégorie de déchiqueteur.

Les déchiqueteuses de documents sont classées en 5 catégories bien distinctes :

  • Les destructeurs individuels
  • Les destructeurs petits bureaux
  • Les destructeurs de bureau
  • Les destructeurs départementaux
  • Les destructeurs industriels.

L’organisation mise en place ou souhaitée déterminera votre choix selon 2 critères principaux, soit :

  • La destruction se fait à la source : il faut choisir la gamme individuelle.
  • La destruction est plus ou moins centralisée : il faut s’orienter vers la gamme correspondant à la taille du groupe de travail ainsi qu’à la quantité de documents à détruire.

La capacité de la corbeille est exprimée en litres.

Il s’agit d’une des caractéristiques significatives de l’affectation d’un déchiqueteur de papier dans une des catégories suivantes :

  • Destructeurs individuels : pour 1 utilisateur
  • Destructeurs petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs
  • Destructeurs de bureau : jusqu’à 15 utilisateurs
  • Destructeurs départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs
  • Destructeurs industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte.

Étape 4 : Définissez la capacité de destruction par passage.

Il s’agit ici d’une caractéristique importante car celle-ci va déterminer le niveau de productivité de votre destructeur de documents.

Elle est le résultat de 3 critères :

  • La puissance du moteur
  • L’efficience du bloc de coupe
  • La qualité de la transmission.

Nota bene : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4. Mais attention ! Certains fabricants parlent de feuille de 70 g alors que la majorité des utilisateurs actuels travaille avec du papier 80 g. De même, les « données constructeur » sont des données théoriques : à l’instar des chiffres de consommation des constructeurs automobiles.

De ce fait, il faut plutôt se baser sur 80 % des chiffres annoncés. Si la déchiqueteuse doit être utilisée par un service avec d’importants besoins, alors il est impératif d’accorder de l’importance à cette caractéristique. Au moindre doute, n’hésitez pas à vous orienter plutôt vers un modèle supérieur.

Étape 5 : Avez-vous d’autres types de médias à détruire ?

Un déchiqueteur de documents est une machine conçue pour la destruction de papier. Par conséquent, vous ne devez en aucun cas essayer de détruire des articles pour laquelle vosupports-media

tre machine n’a pas été prévue. De ce fait, si vous avez des CD, DVD, cartes de crédit, clef USB à détruire vous devez vous équiper d’un broyeur prévu à cet effet.

 

Étape 6 : Optez pour les options de sécurité et de confort.

Les options que nous allons vous présenter maintenant ne sont pas indispensables, mais celles-ci contribuent largement au confort ainsi qu’à la facilité d’utilisation au quotidien.

5 options disponibles :

  • Système anti-bourrage
  • Contrôle de charge de la machine
  • Lubrification automatique du bloc de coupe
  • Chargeur automatique de documents
  • Détecteur de métal (pour les machines de haute sécurité niveau P6 et P7)

 Étape 7 : Vérifiez les caractéristiques de qualité et de fiabilité.

Celles-ci sont difficiles à contrôler, car elles nécessitent de questionner de manière pointue le vendeur, ou bien de parfaitement connaître les spécificités du constructeur.

3 points sur lesquels s’attarder :

  • Matériau utilisé pour réaliser le meuble (métal, plastique, bois) ? Mise à part les destructeurs individuels, le plastique est plutôt à éviter, le métal est solide mais bruyant (résonnance), le bois offre quant à lui un bon compromis entre solidité et absorption du bruit.
  • Type de transmission ? Cette partie mécanique étant extrêmement sollicitée sur un destructeur de papier, il est particulièrement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie. Encore une fois, hormis les entrées de gamme, les transmissions en plastique sont à fuir. Les engrenages métalliques, et principalement les chaînes offrent une très grande résistance. La transmission par courroie bien que peu fréquente est également un bon système.
  • Le broyeur est-il équipé d’un moteur capable de supporter un fonctionnement continu ?
  • Durée et cadre de la garantie ?

Étape 8 : les caractéristiques de développement durable sont-elles respectées ?

3 points à vérifier :

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  • Afin de réduire la consommation électrique, le broyeur de papier est-il équipé d’un système de gestion de l’énergie ?
  • Pour faire du tri sélectif en fonction de la nature du déchet à détruire (ex. Papier et CD), possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles ?
  • Lieu de fabrication de la machine a-t-elle été fabriquée ? En effet, l’empreinte écologique d’un produit fabriqué en Europe n’est pas la même que s’il vient de l’autre côté de la planète.

 Étape 9 : Évaluez les capacités de service du fournisseur.

Vous avez fait le choix de vous équiper d’une déchiqueteuse de papier et cela est une très bonne décision, mais il faut dans un premier temps que vous choisissiez votre prestataire !

6 questions à se poser pour déterminer votre choix :

  • Quelle est la pérennité de ce fournisseur ?
  • Connaît-il le marché de la « destruction de documents » ?
  • Quelle est son expertise ?
  • Quelles sont ses capacités de conseil ?
  • Gère-t-il le SAV ? Délai, coût, procédure, stock de pièces détachées ?
  • Possède-t-il les matériels en stock? Quels coûts et délais de livraison ?

Vous souhaitez un devis ou un conseil ? Contactez notre équipe de professionnels, ils vous aideront à choisir le broyeur de papier Kobra le plus adapté à vos besoins.

N’hésitez pas à visionner la vidéo ci-dessous afin de voir un destructeur de documents « Gamme individuels » en action !