4 critères décisifs pour bien choisir son destructeur de documents

Nous avons sélectionné 4 critères à privilégier dans le choix d’un destructeur de documents afin que vous évitiez les erreurs.

Si vous ne choisissez pas le broyeur papier adapté, l’achat sera inutile et le matériel deviendra alors obsolète. Il faut impérativement que le matériel choisi soit adapté à votre organisation. Pour cela, dans un premier temps, vous devez d’abord  déterminer si le destructeur de papier servira à une seule personne (destructeur individuel) ou au contraire sera collectif (destructeur départemental).

point-1La fiabilité :

Privilégiez la fiabilité pour éviter que la déchiqueteuse papier ne soit plus utilisée et pour supprimer les factures d’après-vente.

Une garantie constructeur longue est un des éléments déterminants pour évaluer la qualité réelle du produit.

Le lieu de production est également une information intéressante à prendre en compte : les productions Européennes offrent généralement un très bon niveau de qualité, avec un bon bilan carbone (peu de distance de transport)

point-2L’expertise :

Évitez les simples distributeurs qui ne sauront pas vous apporter le conseil nécessaire pour rentabiliser votre investissement. La sécurité des documents étant un problème plus technique et complexe qu’il n’y parait, une très bonne connaissance du sujet est indispensable.

point-3La pérennité du fournisseur :

Adoptez un fournisseur à l’expérience solide financière  reconnue pour réduire les risques de défaillance de la broyeuse de documents.

point-4L’accompagnement :

Choisissez un fournisseur qui soit en mesure de vous accompagner dans le temps pour choisir le destructeur de documents professionnel le mieux adapté à vos besoins et faire évoluer le dispositif au même rythme que votre entreprise.

N’hésitez pas à prendre contact avec nos professionnels si vous souhaitez davantage de conseils dans le choix de votre destructeur de documents !

Ci-dessous une vidéo des destructeurs de papier Gamme TS en action !

Quelles sont les solutions disponibles pour sécuriser vos informations confidentielles ?

Afin de sécuriser les informations dites sensibles, plusieurs solutions s’offrent à vous, notamment les destructeurs de documents. Les données confidentielles peuvent se trouver sur 2 types de supports différents : papier et numérique.

Données numériques

picto-ordiDans la destruction de documents, il ne faut pas oublier les données numériques, qui recèlent elles-aussi une manne d’informations sensibles.

Pour sécuriser le réseau interne de votre entreprise, vous disposez de deux techniques complémentaires :

  • Mise en place d’un pare-feu et d’un anti-virus
  • Mise en place de comptes utilisateurs avec un accès attribué à chaque collaborateur de la société

Données papier

picto-feuille-papierPour sécuriser vos données sensibles qui sont sur papier, vous devez appliquer 2 méthodes :

  1. Sensibiliser vos collaborateurs sur le risque de vol ou de perte de leurs documents

Les chiffres rapportent que :

80%

des entreprises ont connu au moins une faille de sécurité dans leur système au cours des 12 derniers mois.

49%

d’entre elles affirment que l’incident était dû à la perte ou au vol de documents sensibles sur papier.

Une perte d’informations sensibles est vite arrivée : un simple oubli de fichiers sur des imprimantes partagées, dans des salles de réunions, ou bien lors de déplacement à l’extérieur de l’entreprise et ces informations confidentielles terminent chez les concurrents…

  1. Détruire vos documents confidentielspicto-dk

Les statistiques parlent d’elles-mêmes : 62% des entreprises estiment que les causes des principales failles de sécurité proviennent de la mise à la poubelle de documents sensibles.

L’utilisation de destructeurs de documents adaptés à votre organisation est donc l’unique solution pour pallier à ces comportements à risque et ainsi éviter la fuite d’informations confidentielles.

Ainsi, vous serez protégés contre tous les risques que peuvent entraîner des documents sensibles non détruits, comme par exemple : l’espionnage économique et industriel, le vol d’identité etc…

5 étapes clefs pour une gestion efficace de la confidentialité des données

1. Identifier picto-clefles services qui manipulent et produisent des documents sensibles, comme par exemple: marketing, Ressources Humaines, bureaux d’études

2. Définir les documents confidentiels qui doivent être détruits

3. Définir l’ordre de confidentialité des documents: de confidentiel à très confidentiel

-> P2 : document standard faible risque (documents quotidiens, destruction en vrac)

-> P3 : document standard (documents internes, financiers ou de travail)

-> P-4 : documents confidentiels (documents personnels, du service, du personnel)

-> P-5 : documents confidentiels sensibles (propositions stratégiques, dossiers personnels)

-> P-6 : document secret (document du gouvernement et de l’armée)

-> P-7 : Ultra Secret Défense (National Security Agent)

4. Déterminer les quantités approximatives à détruire par jour / par personne

5. Définir une politique de gestion des documents, la faire appliquer par l’ensemble du personnel et ne pas oublier d’effectuer un suivi dans le temps

2 solutions pour gérer la destruction de documents, soit vous :

  • Choisissez de l’externaliser
  • Investissez dans du matériel adapté

La destpicto-camionruction par des entreprises spécialisées : mise à disposition de conteneurs, puis transport et traitement spécifique dans l’établissement qui s’occupe de la destruction. L’avantage unique repose sur le fait que l’entreprise est déchargée de la gestion du problème de la destruction de documents confidentiels.

Cependant, les inconvénients sont nombreux :

  • Coûts élevés
  • Niveau de sécurité inférieur à une destruction à la source
  • Gestion de variation des volumes difficiles
  • Service moins disponible pour les sites excentrés

picto-feuille-broyeeLa destruction à la source grâce à un ou plusieurs broyeurs de documents. En fonction des besoins de chaque entreprise, un broyeur papier différent sera installé.

Plusieurs critères entrent en compte dans le choix d’un destructeur : afin d’en savoir plus, consultez notre guide de l’acheteur d’un déchiqueteur de documents.

Classification des déchiqueteurs de documents :

  • Destructeur personnel, home office ou TPE -> pour 1 utilisateur
  • Destructeur petit bureau -> jusqu’à 5 utilisateurs
  • Destructeur de bureau -> jusqu’à 15 utilisateurs
  • Destructeur départemental -> jusqu’à 40 utilisateurs
  • Destructeur industriel -> pour la destruction de documents centralisée de sites importants

N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir de plus amples renseignements sur les broyeurs papier Kobra !

-> Devis gratuit et sans engagement !

Ci-dessous la vidéo d’un destructeur de papier 310 TS AF (chargeur automatique) en activité !