#RGPD Règlement Général européen sur la Protection des Données est entré en vigueur !

Le grand défi pour protéger les données confidentielles  : quelles conséquences pour les professionnels ? Détruire les documents de manière sécurisée est désormais obligatoire. S’équiper d’un destructeur de documents est, par conséquent, devenu une nécessité…

Le RGPD : késakô ?

Le RGPD concerne la protection des données personnelles dans l’Union Européenne. Celui-ci définit un cadre strict à la collecte, au traitement et à la gestion des informations privées. Désormais, les établissements publics et les entreprises doivent intégrer la protection des données et des documents confidentiels dans la conception et l’organisation de leurs systèmes d’information sous peine de se voir infliger une lourde amende.

Décidé en 2015, le RGPD est entrée en vigueur le 25/05/2018.

Cet article a pour ambition de vous informer sur cette nouvelle règlementation, sur l’importance de positionner la protection des données au centre des préoccupations de sécurité.

A l’heure où les volumes d’informations échangées et stockées croissent de façon exponentielle, il apparaît nécessaire et primordial de protéger ses informations sensibles ou de les détruire de manière sécurisée.

 

De prime abord, il est important de rappeler que :

Lorsque l’on parle de données personnelles, on inclut les informations concernant les :

  • Employés
  • Clients
  • Prospects
  • Partenaires
  • Fournisseurs

La règlementation s’applique aussi bien aux données numériques qu’aux documents papier.

 

Le RGPD en quelques mots

Ce nouveau règlement Européen à destination des entreprises harmonise, simplifie et renforce la protection des données sensibles. Il a pour but de renforcer et d’unifier la protection des données à caractère personnel des individus des 28 États Membres.

Celui-ci s’appliquera à tous les établissements publics ou privés, qui collectent traitent et stockent des documents confidentiels dont l’utilisation peut directement ou indirectement identifier une personne.

Enfin, ce dernier repose sur le droit fondamental inaliénable que constitue, pour chaque citoyen, la protection de sa vie privée et de ses données personnelles. La notion d’identification a ici toute son importance : si une entreprise ne peut déterminer directement l’identité d’un individu, un tiers peut potentiellement le faire…

 

4 principales directives du RGPD

  1. Oblige les organisations à demander l’autorisation explicite de collecte d’informations privées auprès de l’utilisateur final. Il devra être possible de prouver que l’accord a bien été donné.
  2. Impose aux responsables des données de prendre en compte les exigences relatives à la protection des données personnelles et de mettre en œuvre toutes les règles techniques et d’organisation indispensable pour sécuriser ces informations, et ce dès la conception des produits, services ou systèmes exploitant des données à caractère personnel (Privacy by design).
  3. L’obligation de déclarer les piratages ou fuites de données dans les 72h qui suivent l’incident (aux autorités et personnes concernées).
  4. L’obligation de désigner un « Data Protection Officer » (DPO) ou déléguer à la protection des données en charge du contrôle de la conformité des traitements (pour les entreprises de plus de 250 salariés).

De plus, l’entreprise veillera à ce que les données secrètes soient en permanence – c’est-à-dire à tout moment et en tous lieux – sécurisées, afin de lutter contre les risques de :

  1. Perte
  2. Vol
  3. Divulgation

A qui s’adresse le RGPD ?

A tous les acteurs économiques, voire sociaux, à savoir les :

  • Entreprises
  • Associations
  • Administrations
  • Collectivités locales
  • Syndicats d’entreprises

 

 Quels sont les objectifs du RGPD ?

L’objectif général est de redonner aux citoyens le contrôle de leurs informations confidentielles, tout en unifiant les règlementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union Européenne.

L’entreprise ne pourra transférer en dehors de l’Union Européenne les documents confidentiels que selon un cadre strictement défini par le règlement et n’engager pour le traitement de ces données que des entreprises tierces offrant les garanties nécessaires pour répondre à ces obligations.

Les derniers ajouts et récentes modifications vont entraîner de profonds changements en matière de collecte de traitement des données personnelles et auront probablement un impact global sur le fonctionnement des entreprises.

Qui dit obligation dit sanctions ! Que risquent les entreprises en cas de non-respect de la réglementation ?

Attention ! Les entreprises doivent respecter les obligations du RGPD, sans quoi elles s’exposent à de lourdes conséquences financières qui pourront ternir leur réputation et leur image.

Des amendes ou sanctions sévères sont prévues en cas d’infraction :

L’entreprise encourt une amende pouvant  atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel mondial limité à 20 millions d’euros, ce qui représente un coût colossal pour la plupart des organisations.

Les obligations du RGPD supposent qu’une entreprise doit à tout moment savoir de quelles données elle dispose, leur localisation, l’objectif de leur collecte et leur mode de gestion, stockage, sécurisation, transfert et effacement.

Au-delà du traitement administratif, ces différentes obligations imposent à l’entreprise d’adopter une approche résolument proactive en intégrant la sécurité au cœur de son traitement des données, sous peine de sanctions bien plus élevées.

L’entreprise doit donc se préparer à d’éventuelles attaques, pour lesquelles la question n’est plus de savoir « si » mais quand « quand » elles se produiront et être vigilante à toute négligence de la part des collaborateurs envers les documents confidentiels.

Cette gestion des risques étendue liée à la protection des données devra être partagée par et avec l’ensemble des membres de l’entreprise, à savoir : depuis les dirigeants en passant par les différents métiers et bien entendu jusqu’aux responsables de la sécurité des systèmes d’informations.

Le RGPD confère au responsable de la protection des données un rôle beaucoup plus important en raison de l’impact des amendes et sanctions potentielles en cas d’infractions.

Pour trouver des informations complémentaires, consultez le site de la Commission Européenne ici.

Afin  d’éviter une sanction, il faut se mettre en conformité avec les exigences du RGPD. Pour cela, il faut dans un premier temps détecter d’éventuels dysfonctionnements et mettre en place une démarche permettant d’intégrer l’ensemble des exigences du RGPD. Il s’avère nécessaire et indispensable de s’appuyer sur méthodologie industrielle prenant en compte différents points à la fois techniques et organisationnels.

 

Fuite d’informations confidentielles : attention n’oubliez pas le papier !

Non le papier n’est pas mort !

Protéger les données confidentielles informatiques est important, néanmoins il ne faut pas négliger les informations personnelles issues des documents papier, qui reste une source importante de risque de fuite d’informations. En effet, encore beaucoup de documents sont imprimés la protection des documents papier est donc impérative. Selon la structure et la taille de l’organisation, il est essentiel de s’équiper de destructeurs de documents.

Pour cela, 2 choix possibles :

  1. Soit un appareil pour petits bureaux ou bureaux, dans chaque bureau pour une destruction individuelle
  2. Soit un destructeur de documents départemental ou industriel, à placer à côté du photocopieur commun à l’ensemble des salariés, pour une
  3. destruction centralisée en vue des inspections règlementaires

Vous souhaitez un devis ? Des conseils ? Notre équipe KOBRA est à votre écoute ! Gratuitement et sans engagement !

> N’hésitez pas à nous contacter en remplissant notre formulaire spécial destructeur de documents !

#Etude : imprimantes et poubelles, matériels à risques majeurs pour les entreprises !

Les résultats ont été obtenus après une étude* menée au cours du mois de janvier à travers l’hexagone, auprès d’un panel de 864 salariés. Cette enquête a analysé le comportement des français face aux poubelles de leur entreprise.

S’équiper d’un destructeur de documents est indispensable !

Après lecture de l’étude, 2 chiffres à retenir !

30% des failles de sécurité sont le résultat d’une négligence d’employés ou de prestataires.

55% des entreprises ne sensibilisent pas leurs salariés à la protection des données papiers.

 

Autres résultats à noter

  • Seulement 60% des poubelles d’entreprise sont vidées 1 fois par jour
  • 25% des salariés reconnaissent oublier parfois leurs documents à l’imprimante
  • 1 salariés sur 3 seulement a conscience de mettre son entreprise en danger en jetant ses documents directement à la poubelle
  • 8 documents sur 10 présents dans une poubelle d’entreprise sont confidentiels
  • 7% des salariés seulement pensent que leur poubelle est fouillée

 

Que dit la loi ?

Article 226-22 du Code pénal

« Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. »

 

RGPD, Règlement Général européen sur la Protection des Données

Ce dernier concerne la protection des données personnelles dans l’Union Européenne. Celui-ci définit un cadre strict à la collecte, au traitement et à la gestion des informations privées.
Désormais, les établissements publics et les entreprises doivent intégrer la protection des données et des documents confidentiels dans la conception et l’organisation de leurs systèmes
d’information sous peine de se voir infliger une lourde amende.

 

Vous souhaitez un devis ? Des conseils ? Notre équipe KOBRA est à votre écoute ! Gratuitement et sans engagement !

N’hésitez pas à nous contacter en remplissant notre formulaire spécial destructeur de documents !

*Source : Magazine Info Bureau Mag

Avis aux professionnels : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents confidentiels ?

La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.

Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.

2 critères déterminent la durée de conservation des documents :

  • La nature à laquelle ils appartiennent
  • Les obligations légales qui s’y rapportent

Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.

Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation
1 an

 

> Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).

Joyeux Blog-Anniversaire TERFACE !

Voilà déjà 2 ans que le blog existe ! Quels sont les sujets abordés ? Petit tour d’horizon de ces deux dernières années…

Le blog de Terface késakô ?

Celui-ci a été créé afin de vous tenir informer sur l’ensemble de l’actualité de la société Terface ainsi que sur ses différentes gammes de produits.

Les destructeurs de documents Kobra :anniv blog

  • Actualités sur la destruction de documents
  • Informations sur la destruction de papier
  • Les professions particulièrement concernées par la destruction de documents

La reliure de documents Unibind

La perforeliure GBC

La plastification GBC

L’actualité des produits, mais pas que…

En plus de l’actualité sur l’ensemble des gammes de produits, le blog traite également de l’actualité issue de différents sujets :

  • Les réseaux sociaux
  • Les salons et les congrès auxquels Terface participe
  • Les événements marquants de la société
  • Les parutions Presse
  • Les vidéos sur la chaîne YouTube, « TERFACE TV »

Le blog de Terface en 3 mots et quelques chiffres c’est :

  • La longévité ! 24 mois d’existence
  • La diversité ! Plus d’une dizaine de sujets différents abordés
  • La quantité ! Une quarantaine d’articles publiés

Pour en savoir plus sur les destructeurs de documents Kobra et les machines à relier Unibind, c’est par ici !

TERFACE et Praeferentia-Corefrance annoncent leur partenariat exclusif

Terface et Praeferentia s’associent pour un partenariat inédit, qui permet de proposer la gamme des destructeurs de documents professionnels Kobra, ainsi que le reconnu système de reliure Unibind aux adhérents d’un réseau d’achat Praeferentia à des conditions exceptionnelles.

La puissance d’achat et la parfaite connaissance des besoins de la profession de Praeferentia, combinées à l’expertise de Terface offrent aux avocats de France :

  • Une gamme de produits de grande qualité, entièrement fabriqués en Europe dans des usines certifiées.
  • Un rapport qualité-prix exceptionnel, Terface étant l’importateur direct sans intermédiaire des marques Unibind et Kobra.
  • Une équipe d’assistants de clientèle aptes à répondre, sur simple appel téléphonique, à vos interrogations et à vous apporter le conseil dont vous avez besoin.
  • Des conseillers commerciaux exclusifs disponibles pour se rendre dans votre cabinet afin d’analyser des problématiques plus importantes et réaliser une présentation ou une démonstration des produits.
  • Une plate-forme logistique performante pour une livraison en 24 heures partout en France.

Pour découvrir la sélection de produits réalisée par Praeferenciac’est par ici.

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Nouvelle gamme de destructeurs de documents : Kobra Essentiels

Distributeur exclusif de la marque Kobra en France, Terface présente sa nouvelle gamme de destructeurs de documents Kobra « Essentiels ». Lumière sur ces broyeurs de papier dernière génération.

300.2

Broyeur de documents Kobra 300.2

Kobra innove sans cesse afin de toujours mieux répondre aux attentes de ses clients, de la destruction massive centralisée à la destruction individuelle de bureau, la marque couvre de larges besoins.

La déjà conséquente offre Kobra se complète avec la gamme « Essentiels », robuste et fiable offrant l’assurance d’un excellent rapport prix / performance.

Ce positionnement n’enlevant rien de la qualité des composants introduits dans les broyeurs de documents Kobra, seules les fonctions dites de confort sont supprimées, comme le détecteur de métal ou bien encore l’écran tactile.

Caractéristiques des déchiqueteurs de papier

240.1

Broyeur de papier Kobra 240.1

Ces broyeuses de documents Kobra sont déclinées en 4 catégories, eux-mêmes existant en 4 modèles :

Tous ces déchiqueteurs de papier Kobra démarrent au niveau de sécurité P2 et vont jusqu’au niveau P6.

De plus, leur capacité s’étend de 40 litres à 135 litres.

zoom-voyants

Voyants lumineux sur le panneau de contrôle du destructeur

Bien qu’à prix réduit, cette gamme très complète de broyeurs papier reprend les éléments qui confèrent la qualité indiscutable de la marque Kobra, dont la réputation n’est plus à faire :

  • Transmission Super Potential Power System, chaîne et engrenage en acier pour une longévité exceptionnelle.
  • Energy Smart, consommation nulle en mode veille pour la protection de la planète.
  • Retour automatique, garantie 100 % anti bourrage.
  • Moteur fonction 24 heures, pas de surchauffe durant les opérations de destruction.

Enfin, ces destructeurs de documents bénéficient d’une garantie de 30 ans sur le bloc de coupe (hormis les modèles haute sécurité, 2 ans seulement).

Kobra, une marque de qualité

SIMBOLO-KOBRALes produits Kobra sont fabriqués en Italie à partir de composant européen, avec une gamme de plus de 70 modèles vendus dans une centaine de pays Kobra est l’une des plus importantes marques de broyeurs de document au monde.

Terface se positionne comme vendeur direct, sans intermédiaire, afin d’offrir la meilleure expertise possible. Son objectif premier : la qualité adaptée aux besoins de chaque client et cela avec un niveau de service irréprochable.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette nouvelle gamme de broyeuses papier Kobra c’est par ici !