Savez-vous comment sont traités vos papiers confidentiels?

Illustration de la gestion peu scrupuleuse qui peut être faite des conteneurs sécurisés par certains prestataires…

11-2016-conteneurs-securises

Voilà pourquoi il est indispensable de s’équiper d’un destructeur de documents professionnel afin de protéger ses documents confidentiels !

> N’hésitez pas à demander votre devis personnalisé et gratuit pour un broyeur papier.

Quelles sont les solutions disponibles pour sécuriser vos informations confidentielles ?

Afin de sécuriser les informations dites sensibles, plusieurs solutions s’offrent à vous, notamment les destructeurs de documents. Les données confidentielles peuvent se trouver sur 2 types de supports différents : papier et numérique.

Données numériques

picto-ordiDans la destruction de documents, il ne faut pas oublier les données numériques, qui recèlent elles-aussi une manne d’informations sensibles.

Pour sécuriser le réseau interne de votre entreprise, vous disposez de deux techniques complémentaires :

  • Mise en place d’un pare-feu et d’un anti-virus
  • Mise en place de comptes utilisateurs avec un accès attribué à chaque collaborateur de la société

Données papier

picto-feuille-papierPour sécuriser vos données sensibles qui sont sur papier, vous devez appliquer 2 méthodes :

  1. Sensibiliser vos collaborateurs sur le risque de vol ou de perte de leurs documents

Les chiffres rapportent que :

80%

des entreprises ont connu au moins une faille de sécurité dans leur système au cours des 12 derniers mois.

49%

d’entre elles affirment que l’incident était dû à la perte ou au vol de documents sensibles sur papier.

Une perte d’informations sensibles est vite arrivée : un simple oubli de fichiers sur des imprimantes partagées, dans des salles de réunions, ou bien lors de déplacement à l’extérieur de l’entreprise et ces informations confidentielles terminent chez les concurrents…

  1. Détruire vos documents confidentielspicto-dk

Les statistiques parlent d’elles-mêmes : 62% des entreprises estiment que les causes des principales failles de sécurité proviennent de la mise à la poubelle de documents sensibles.

L’utilisation de destructeurs de documents adaptés à votre organisation est donc l’unique solution pour pallier à ces comportements à risque et ainsi éviter la fuite d’informations confidentielles.

Ainsi, vous serez protégés contre tous les risques que peuvent entraîner des documents sensibles non détruits, comme par exemple : l’espionnage économique et industriel, le vol d’identité etc…

5 étapes clefs pour une gestion efficace de la confidentialité des données

1. Identifier picto-clefles services qui manipulent et produisent des documents sensibles, comme par exemple: marketing, Ressources Humaines, bureaux d’études

2. Définir les documents confidentiels qui doivent être détruits

3. Définir l’ordre de confidentialité des documents: de confidentiel à très confidentiel

-> P2 : document standard faible risque (documents quotidiens, destruction en vrac)

-> P3 : document standard (documents internes, financiers ou de travail)

-> P-4 : documents confidentiels (documents personnels, du service, du personnel)

-> P-5 : documents confidentiels sensibles (propositions stratégiques, dossiers personnels)

-> P-6 : document secret (document du gouvernement et de l’armée)

-> P-7 : Ultra Secret Défense (National Security Agent)

4. Déterminer les quantités approximatives à détruire par jour / par personne

5. Définir une politique de gestion des documents, la faire appliquer par l’ensemble du personnel et ne pas oublier d’effectuer un suivi dans le temps

2 solutions pour gérer la destruction de documents, soit vous :

  • Choisissez de l’externaliser
  • Investissez dans du matériel adapté

La destpicto-camionruction par des entreprises spécialisées : mise à disposition de conteneurs, puis transport et traitement spécifique dans l’établissement qui s’occupe de la destruction. L’avantage unique repose sur le fait que l’entreprise est déchargée de la gestion du problème de la destruction de documents confidentiels.

Cependant, les inconvénients sont nombreux :

  • Coûts élevés
  • Niveau de sécurité inférieur à une destruction à la source
  • Gestion de variation des volumes difficiles
  • Service moins disponible pour les sites excentrés

picto-feuille-broyeeLa destruction à la source grâce à un ou plusieurs broyeurs de documents. En fonction des besoins de chaque entreprise, un broyeur papier différent sera installé.

Plusieurs critères entrent en compte dans le choix d’un destructeur : afin d’en savoir plus, consultez notre guide de l’acheteur d’un déchiqueteur de documents.

Classification des déchiqueteurs de documents :

  • Destructeur personnel, home office ou TPE -> pour 1 utilisateur
  • Destructeur petit bureau -> jusqu’à 5 utilisateurs
  • Destructeur de bureau -> jusqu’à 15 utilisateurs
  • Destructeur départemental -> jusqu’à 40 utilisateurs
  • Destructeur industriel -> pour la destruction de documents centralisée de sites importants

N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir de plus amples renseignements sur les broyeurs papier Kobra !

-> Devis gratuit et sans engagement !

Ci-dessous la vidéo d’un destructeur de papier 310 TS AF (chargeur automatique) en activité !

Professions juridiques : vous êtes particulièrement concernées par la destruction de documents

destructeur de document

Toutes les professions juridiques sont concernées

Vous êtes avocat, juriste, notaire, huissier ou bien encore expert-comptable? Dès lors que vous appartenez à une catégorie socio-professionnelle d’ordre juridique, vous êtes dans l’obligation de mettre à l’abri la totalité des données confidentielles auxquelles vous avez quotidiennement accès afin de protéger vos clients. Pour cela, s’équiper d’un destructeur de documents professionnel Kobra est indispensable. Quel est le protocole à appliquer ? Éléments de réponse…

Au fil des années, tout vos documents confidentiels perdent de leur valeur, aussi légitimes qu’ils soient. En effet, au-delà de dix ans, les dossiers deviennent totalement obsolètes.

Cependant, même si les documents sont caducs après une décennie, les informations qu’ils contiennent ne doivent en aucun cas être diffusées où être à la portée de personnes indiscrètes.

En tant qu’hommes de loi, vous devez respecter plus que quiconque le secret professionnel utiliser un broyeur papier. Il en va de la sécurité, de la protection et de la confidentialité de vos clients.

Vous devez absolument vous équipez d’un destructeur de papier afin de mettre toutes vos informations confidentielles à l’abri.

Méthode à appliquée : détruire l’ensemble de vos archives contenant des données confidentielles

Détruisez vos archives, truffées d'informations confidentielles

Détruisez vos archives, truffées d’informations confidentielles

Dans le but de conserver vos informations personnelles et les mettre à l’abri des regards indiscrets, la solution simple et efficace à appliquer est de détruire l’ensemble des archives via une déchiqueteuse papier afin d’être certains qu’aucune information sensible ne soit découverte et n’entraîne une usurpation d’identité.

Il s’agit là d’une solution radicale mais au moins, celle-ci a le mérite de vous couvrir de tous les risques possibles, comme l’usurpation d’identité.

En effet, selon l’article 226-13 du code pénal, vous risquez d’être sévèrement puni par loi :

« La révélation d’une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d’une fonction ou d’une mission temporaire, est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende ».

Pour en savoir plus sur la loi, cliquez ici.

Il faut retenir que destructeurs de documents coupe croisée vous garantiront un excellent niveau de sécurité : ils réduiront les feuilles en de fines particules et aucune possibilité de reconstitution des documents derrière n’est possible, même avec des logiciels high-tech.

Alors, n’attendez plus, cliquez ici pour voir l’ensemble de la gamme des destructeurs de document Kobra !