La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.
Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.
2 critères déterminent la durée de conservation des documents :
- La nature à laquelle ils appartiennent
- Les obligations légales qui s’y rapportent
Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.
Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :
Documents civils et commerciaux
Type de documents | Durée de conservation |
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale |
5 ans |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
Dossiers d’avocats | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… | 5 ans |
Pièces comptables
Type de documents | Durée de conservation |
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
Type d’impôts | Durée de conservation |
Impôts sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel |
6 ans |
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) |
6 ans |
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
Documents sociaux : sociétés commerciales
Type de documents | Durée de conservation |
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association > le cas échéant, pièce modificative de statuts |
5 ans à partir de la perte de personnalité morale > où radiation du RCS |
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société + les documents de la société absorbée | 5 ans |
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte | Les 3 derniers exercices |
Gestion du personnel
Type de documents | Durée de conservation |
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique | 5 ans |
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte, régimes de retraites.. |
5 ans |
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et de leur compensation |
1 an |
> Où trouver des informations complémentaires ?
Sur le site du gouvernement directement :
Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :
- Code des assurances : articles L114-1 à L114-3
- Code civil : article 2224
- Code civil : articles 2225 à 2227
- Code de commerce : articles L110-1 à L110-4
- Code de commerce : article L123-22
- Code de commerce : article L225-117
- Code de la consommation : article L213-1
- Code de la consommation : article L218-2
- Code de la sécurité sociale : article L244-3
- Code du travail : article R1221-26
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-4
- Code du travail : article D3171-16
- Livre des procédures fiscales : article L102B
- Règlement (CEE) n°2913/92 du Conseil, du 12 octobre 1992, établissant le code des douanes communautaire (pdf – 5.0 MB)
NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).