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Avis aux professionnels : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents confidentiels ?

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La totalité des documents qui se trouvent au sein d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, cette dernière étant déterminée par des textes de lois. Une fois le délais expiré, détruire les informations confidentielles au destructeur de documents est obligatoire.

Les entreprises privées ainsi que les établissements publics peuvent archiver leurs documents qui ne comportent aucune informations confidentielles aussi longtemps qu’ils le souhaitent. Cependant, dès lors que les documents contiennent des données sensibles, ces-derniers doivent être détruits via un destructeur de documents. Les délais étant déterminés par des textes de lois, l’État se réserve le droit d’effectuer des contrôles réguliers.

2 critères déterminent la durée de conservation des documents :

  • La nature à laquelle ils appartiennent
  • Les obligations légales qui s’y rapportent

Une fois le délais de conservation expiré, il est impératif de protéger les informations confidentielles en les détruisant via à un destructeur de documents professionnel.

Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

Documents civils et commerciaux

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale,
correspondance commerciale		 5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d’avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires… 5 ans

Pièces comptables

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Type d’impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel		 6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)		 6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans

 

Documents sociaux : sociétés commerciales

Type de documents Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts		 5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires au compte Les 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..		 5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d’astreintes et
de leur compensation		 1 an

 

> Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre).

Expertise-Comptable et secret professionnel

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Les Experts-Comptables sont tenus au secret professionnel. Par conséquent, l’intégralité des informations confidentielles transmises par les sociétés à leur propre Expert-Comptable sont protégées. Focus sur les notions de secret professionnel, obligation de confidentialité, devoir de discrétion et pourquoi il est primordial de s’équiper d’un destructeur de documents professionnel Kobra.

Secret professionnel

Les membres de l’Ordre des Experts-Comptables est astreinte au secret professionnel. Par contre, il n’y a actuellement aucun texte de lois qui détaille le type de données appartenant au secret professionnel. Cependant, les informations ne sont pas toutes confidentielles et n’ont pas un caractère secret.

  • Par exemple, les dépôts des comptes annuels (rendus publics par la suite).

Philippe ARRAOU, Président du Conseil Supérieur de l’Ordre (CSO)*, précise :parraou

« Rappelons que l’obligation au secret professionnel relève de notre déontologie et donc de la loi. La jurisprudence consacre un caractère absolu à ce secret professionnel et lui confère ainsi une protection renforcée. La violation est réprimée pénalement par une peine d’1 an d’emprisonnement et une amende de 15 000 €. C’est donc une obligation à prendre très au sérieux, qui nous engage vis-à-vis de nos clients ».

*Source : « La France est-elle exemplaire en matière de secret professionnel ? », Paroles d’Experts, n°72, 3ème trimestre 2015.

Obligation de confidentialité et devoir de discrétion

Les Experts-Comptables sont astreints à une obligation de confidentialité et à un devoir de discrétion, en plus du secret professionnel.

Ces derniers sont prévus par le Code de Déontologie dont relève l’Expert-Comptable.item

  •  Quelles données relèvent du devoir de discrétion ?

L’ensemble des informations générales recueillies par l’Expert-Comptable quotidiennement.

A noter : l’Expert-Comptable ne peut pas non plus divulguer des informations confidentielles à ses confrères (sauf si le client l’autorise).

Par contre, l’obligation de confidentialité peut être levée avec l’accord du client par écrit, à l’inverse du secret professionnel.

Violation du secret professionnel

Dans ce cas, 3 responsabilités sont alors engagées :

  • Sa responsabilité pénaledefinition_veille-300x276

La révélation d’une information à caractère secret relève du délit d’atteinte au secret professionnel. La sanction est la suivante : une amende de 15 000 € et une peine d’1 an d’emprisonnement.

  • Sa responsabilité civile

En cas de préjudice causé.

  • Sa responsabilité disciplinaire

Lors de manquements disciplinaires, comme le non-respect des obligations professionnelles et des règles déontologiques :

  • L’Expert-Comptable risque des sanctions disciplinaires, variant du simple avertissement à la radiation complète.

> En cas de manquement de la part de l’Expert-Comptable (s’il viole l’obligation de confidentialité et trahit le secret professionnel) le client est alors en droit de demander des dommages et intérêts.

 

L’obligation du secret professionnel peut-elle être levée ?

Oui. La loi détermine certains cas et organismes à l’égard de :

  • Autorité des Marchés Financiers (AMF)
  • Juge commissaire dans le cadre d’une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire
  • Juridictions répressives (officier de police judiciaire ou procureur de la République par exemple). En revanche, devant les juridictions civiles, l’obligation de secret professionnel est maintenue.

4 conditions pour lesquelles les experts comptables sont dispensés de l’obligation du secret professionnel :

  1. Déclaration de soupçon
  2. Témoignage susceptible d’innocenter ou dans le cadre de sa défense
  3. Entre associés et collaborateurs du cabinet
  4. Dans le cadre d’un contrôle qualité mené par le conseil régional.

Sécuriser les informations confidentielles grâce au destructeur de documents

Comment respecter le secret professionnel ?

En s’équipant d’un broyeur papier, afin d’éviter tous risques de détournement et fuites d’informations sensibles.

> Détruire les informations confidentielles est primordial afin de sécuriser l’entreprise.

Pour cela, les données personnelles doivent être détruites dans un broyeur de documents professionnel afin d’assurer la confidentialité des documents et également d’éviter tous risques d’espionnages économiques et industriels.

Si vous souhaitez un devis ou de plus amples renseignements sur les destructeurs de documents Kobra, n’hésitez pas à nous contacter !